黃政辦〔2008〕39號


黃南藏族自治州人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)《黃南州政府系統(tǒng)視頻會議管理辦法》的通知

各縣人民政府，州政府各委、辦、局：
《黃南州政府系統(tǒng)視頻會議管理辦法》已經(jīng)州人民政府同意，現(xiàn)予印發(fā)，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
　　
　　
　　 二○○八年六月十三日




　　黃南州政府系統(tǒng)視頻會議管理辦法
　　
　　第一條 為充分發(fā)揮州、縣政府視頻會議系統(tǒng)的作用，進(jìn)一步加強(qiáng)視頻會議管理，確保視頻會議系統(tǒng)正常使用和運(yùn)行，提高使用效率，特制定本辦法。
　　第二條 黃南州政府視頻會議系統(tǒng)由州政府主會場和各縣4個(gè)分會場組成，主要承擔(dān)州委、州政府和州直機(jī)關(guān)各部門組織召開的電視電話會議。各單位應(yīng)積極利用視頻會議系統(tǒng)召開會議、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。
　　第三條 州政府辦公室是全州視頻會議的管理部門，州政府辦公室信息科是全州視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門。各縣也應(yīng)明確視頻會議系統(tǒng)管理的具體職責(zé)，并指定一名以上系統(tǒng)管理員。
　　第四條 以州政府名義召開的視頻會議，經(jīng)州政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提前1個(gè)以上工作日通知具體操作人員；以州直各部門名義召開的視頻會議，由會議發(fā)起單位提前3個(gè)以上工作日填報(bào)《黃南州視頻會議申請表》，并加蓋公章后交州政府辦公室備案，得到確認(rèn)后，發(fā)起單位提前1個(gè)以上工作日將《會議通知》下發(fā)到需要參會的單位。緊急情況下，會議發(fā)起單位可先將視頻會議有關(guān)信息告知州政府辦公室，并在會后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。如與州政府視頻會議沖突，應(yīng)優(yōu)先確保州政府視頻會議。
　　第五條 視頻會議參加單位的組織協(xié)調(diào)工作由會議發(fā)起單位負(fù)責(zé)，同時(shí)會議發(fā)起單位還應(yīng)督促各參會單位做好與當(dāng)?shù)匾曨l會議管理部門的協(xié)調(diào)工作，并指派一名工作人員協(xié)助州政府辦公室做好相關(guān)會務(wù)工作。
　　第六條 會前準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：
　　（一）州政府辦公室要在各縣分會場開始準(zhǔn)備前檢查和調(diào)整會議室燈光、音響狀態(tài)，進(jìn)入值機(jī)狀態(tài)。
　　（二）各縣接到會議通知后，應(yīng)根據(jù)會議通知中的聯(lián)調(diào)時(shí)間及時(shí)安排，準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時(shí)，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范中的相關(guān)要求，逐級檢查系統(tǒng)狀況，如發(fā)現(xiàn)本單位在設(shè)備正常開啟下，不能連接主會場的，要立即與州政府辦公室信息科聯(lián)系，以便組織搶修。如果由于各縣分會場操作人員不及時(shí)參加聯(lián)調(diào)或聯(lián)調(diào)時(shí)不認(rèn)真，導(dǎo)致分會場不能與主會場互聯(lián)互通，影響會議正常召開，要追究相關(guān)人員責(zé)任。
　�。ㄈ�）會議開始前1小時(shí)，各縣分會場的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達(dá)工作崗位開始值機(jī)。
　　第七條 會議期間注意事項(xiàng)：
　　（一）各縣應(yīng)在會場的明顯位置設(shè)置本縣的名稱（尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場人員為宜），主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽，重要會議還應(yīng)在會場懸掛會標(biāo)（會標(biāo)根據(jù)會議通知要求制作），標(biāo)牌、桌簽及會標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰；
　�。ǘ�）各縣要確保會議期間會議室的燈光、音響狀況良好；
　�。ㄈ�）系統(tǒng)管理員應(yīng)該堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng)；
　�。ㄋ模┫到y(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；
　�。ㄎ澹┎坏秒S意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；
　�。�六）各縣分會場不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；
　�。ㄆ撸﹨�會人員應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，保持座姿端正；
　　（八）會場內(nèi)禁止吸煙，禁止食用水果、零食等。
　　第八條 會議期間，如各縣分會場系統(tǒng)出現(xiàn)故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除，避免影響主會場會議的正常進(jìn)行。系統(tǒng)管理員在會后應(yīng)詳細(xì)記錄故障處理情況。
　　第九條 會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各縣分會場在確認(rèn)主會場中斷后，方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng)。會議中產(chǎn)生的錄音、錄像等相關(guān)資料應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案要求妥善保存和處理。
　　第十條 各縣應(yīng)定期對視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行自檢。州政府辦公室將不定期對全州視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行檢測（檢測內(nèi)容與聯(lián)調(diào)內(nèi)容相同）。
　　第十一條 各縣應(yīng)在視頻會議室設(shè)置值班電話。視頻會議系統(tǒng)管理員姓名及聯(lián)系方式（包括辦公室電話、移動電話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知州政府辦公室信息科。
　　第十二條 本辦法由州政府辦公室負(fù)責(zé)解釋，各縣可根據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則。
　　第十三條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。