環(huán)境保護(hù)部辦公廳文件

環(huán)辦〔2008〕39號(hào)


關(guān)于加強(qiáng)全國(guó)污染源普查檔案管理工作的通知

各省、自治區(qū)、直轄市環(huán)境保護(hù)局（廳）、污染源普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)環(huán)境保護(hù)局、污染源普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：

　　為加強(qiáng)對(duì)全國(guó)污染源普查檔案的管理工作，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《全國(guó)污染源條例》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》、《污染源普查檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)通知如下:

　　一、要充分認(rèn)識(shí)全國(guó)污染源普查檔案管理工作的重要性。全國(guó)污染源普查檔案作為環(huán)境保護(hù)檔案的重要組成部分，將真實(shí)記錄全國(guó)污染源普查工作的全過程以及每個(gè)普查對(duì)象的資料和原始數(shù)據(jù)，是實(shí)行環(huán)境管理和決策科學(xué)化的重要依據(jù)。對(duì)今后工作查考、宏觀決策、經(jīng)驗(yàn)借鑒、歷史研究有著十分重要的價(jià)值。各地應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)污染源普查檔案管理工作，做好污染源普查工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料、實(shí)物、音像、載體等整理歸檔，確保檔案的完整、真實(shí)、規(guī)范和安全。

　　二、按照《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》、《污染源普查檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，在污染源普查工作全面結(jié)束后，各級(jí)普查機(jī)構(gòu)要向同級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門辦理污染源普查檔案移交手續(xù)，任何部門和個(gè)人不得帶走、留存、轉(zhuǎn)移或損毀，嚴(yán)防檔案遺失和失泄密事件的發(fā)生。

　　三、各級(jí)環(huán)保部門的檔案管理人員要認(rèn)真履行職責(zé)，做好污染源普查檔案整理歸檔文件的監(jiān)督、指導(dǎo)（參照《污染源普查專項(xiàng)檔案歸檔整理方法》）、檢查、驗(yàn)收、保管和利用工作。

　　四、各級(jí)環(huán)保部門要在污染源普查檔案整理歸檔工作結(jié)束后，向上一級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門報(bào)告工作情況。

　　附件：污染源普查專項(xiàng)檔案歸檔整理方法

　　

二○○八年六月十九日

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附件：
污染源普查專項(xiàng)檔案歸檔整理方法
污染源普查專項(xiàng)檔案歸檔文件的整理方法按照《歸檔文件整理
工作指南》進(jìn)行整理歸檔，歸檔范圍及保管期限參照《污染源普查
檔案管理辦法》。
一、污染源普查歸檔文件分類（共分為四大類）：
（一）文件類（管理文件和污染源種類）
（二）音像資料類
（三）照片檔案類
（四）會(huì)計(jì)檔案類
污染源普查的文件材料歸檔分類按區(qū)域(機(jī)構(gòu))—文件類（包含
管理文件和污染源種類）逐級(jí)進(jìn)行分類，各級(jí)分類代字和代碼為：
ZWP1.X.X----XXXX
其中ZWP1 作為它的分類代字
ZWP1.X. X----XXXX
件的順序號(hào)
文件類別號(hào)
區(qū)域（機(jī)構(gòu)）代號(hào)
ZWP1 表示全國(guó)第一次污染源普查專項(xiàng)
檔案
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文件類別號(hào)：
1.管理文件
2.工業(yè)污染源
3.農(nóng)業(yè)污染源
4.生活污染源
5.集中式污染治理設(shè)施
區(qū)域（機(jī)構(gòu)）代號(hào)：
1.2.……（依次類推）
注：區(qū)域（機(jī)構(gòu)）代號(hào)由檔案室負(fù)責(zé)指定。
二、歸檔文件的整理
根據(jù)有關(guān)規(guī)定，屬歸檔范圍的文件材料，由承辦人負(fù)責(zé)收集、
整理、歸檔。其中的“整理”，內(nèi)容包括“分類、裝訂、排列、編號(hào)、
編目、裝盒”等。
（一）管理文件類的整理
首先是以我為本(發(fā)文單位為主)，凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅
頭文)必須歸檔，其它單位的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，
閱知類的文件可以不歸檔。
文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，
⑴文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改
稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）；⑵正文與附件為一件（附
件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參
考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等
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等。一般來說，正文與附件為一件；如果附件數(shù)量較多或者太厚不
易裝訂時(shí)，也可各為一件）；⑶原件與復(fù)制件為一件（對(duì)于制成材料、
字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的
重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包
括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原
件作為一件）；⑷轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一
份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是
具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）；
⑸報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一
般每?jī)?cè)（本）內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照
其本來的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件）；⑹來文與復(fù)文各為一件
（這是比較特殊的一種規(guī)定。“來文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來往性
質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包
括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等。）；⑺請(qǐng)
示與批復(fù)各為一件；⑻報(bào)告與批示各為一件。
正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單
或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些
表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的
重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。
“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條
條目。
歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之
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間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。
歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）等形成中的客觀規(guī)
律進(jìn)行相對(duì)集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)
了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有
機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。
（二）污染源種類
以一個(gè)普查登記對(duì)象為一件進(jìn)行整理、裝訂（包含普查對(duì)象提
供的各類依據(jù)件及普查過程中產(chǎn)生的各類表格及相關(guān)文件）。比如:
工業(yè)污染源的組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件、工商執(zhí)照復(fù)印件、聯(lián)系電話
號(hào)碼、人員組成基本情況資料、年總產(chǎn)值、年總銷售收入、主要產(chǎn)
品種類、名稱與數(shù)量、廠區(qū)平面圖、排水管網(wǎng)圖、主要工藝流程圖、
主要物料（或排放污染物的前提物）使用數(shù)據(jù)、水平衡圖、生產(chǎn)報(bào)
表、煤（油、燃?xì)猓�、電、水等收費(fèi)票據(jù)、產(chǎn)污、治污設(shè)施運(yùn)行記錄、
環(huán)評(píng)報(bào)告、清潔生產(chǎn)報(bào)告、近3 年來的各種監(jiān)測(cè)報(bào)告單、鍋爐資料
等等。
三、文件裝訂順序
歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材
料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后
保管和利用的作用。
裝訂前首先必須對(duì)它們進(jìn)行排序。順序如下：正本在前，定稿
在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，
被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字
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文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本
在后。有文件處理單的，可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸
檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。
其次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。
一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂
的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。
裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符
合檔案保護(hù)要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。
裝訂要求：裝訂用品必須是對(duì)歸檔文件無害，不影響檔案的保
存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。
建議盡量不用線裝、打眼，一是破壞檔案的原始面貌；二是不
便于今后的檔案利用。
四、歸檔文件的蓋章、編號(hào)、填寫頁數(shù)
（一）歸檔章的格式
其規(guī)格為長(zhǎng)45mm，寬16mm，分為均勻的6 格。歸檔章設(shè)置的項(xiàng)
目主要為編號(hào)項(xiàng)目中的必備項(xiàng)。
（全宗號(hào)） （年度） （室編件號(hào)）
（機(jī)構(gòu)
或問題
（保管期限） （館編件號(hào)）
3×15
16
8 單
位
：
mm
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(二)蓋章位置
歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用
鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫內(nèi)容，如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位
置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機(jī)
關(guān)發(fā)文有關(guān)簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作
為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護(hù)文件正本的原始
面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文
件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也
不宜與批示文字或收文章等交叉。
（三）按歸檔文件類別和排列順序逐件編號(hào)
（四）每“件”文件的頁數(shù)填寫該件的實(shí)際頁數(shù)（注意要用鉛
筆填寫頁號(hào)）
單面印刷的文件夾在正面右上角處填寫實(shí)際頁數(shù)；
雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實(shí)際頁
數(shù)；
文件中出現(xiàn)與本文無關(guān)的頁面（有些單位為了節(jié)省紙張，用用
過的紙質(zhì)印文件）就在上面用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆批X。
五、盒內(nèi)排列順序
歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)
當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，
或一段較緊密的工作過程。
（一）管理文件類
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（1）按照機(jī)構(gòu)—問題相對(duì)集中排序
（2）保管期限，按問題確定保管期限；按永久、定期的順序依
次編排
（3）同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間倒序依次排列
（二）污染源種類
按照每個(gè)污染源種類—匯總表在前普查對(duì)象在后依次排序
裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題：
1．應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒
后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。
2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一
盒即可。
起止件號(hào)欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，
其間用“—”號(hào)連接，如“18—36”。
裝盒的具體要求包括：
1．不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
2．不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
六、盒內(nèi)目錄、備考表的編寫
（一）盒內(nèi)目錄：檔案目錄內(nèi)容的填寫以“件”為單位，按排
列順序用計(jì)算機(jī)打印，目錄統(tǒng)一用A4 幅畫紙張，一式二份，盒內(nèi)一
份，作為文件目錄一份。盒內(nèi)目錄（樣附后）排在盒內(nèi)文件之前。
歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和
備注等項(xiàng)目。
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歸 檔 文 件 目 錄
年度： 單位名稱： 盒號(hào)：
件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 文件標(biāo)題 日期 頁數(shù) 密級(jí)
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（二）備考表：
備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行
必要的注釋說明。
備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人
和日期，各項(xiàng)的填寫要求如下：
1．盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包
括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）
等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，
應(yīng)在備考表中加以說明。進(jìn)行歸檔文件整理工作時(shí)，如某份文件須
說明的內(nèi)容較復(fù)雜，目錄備注項(xiàng)中填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)
說明，并在目錄機(jī)關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示。
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2．整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)
任。在其部門整理歸檔的機(jī)關(guān)，此項(xiàng)一般由該部門負(fù)責(zé)整理歸檔工
作的人員填寫；在機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行集中整理的機(jī)關(guān)，此項(xiàng)一般由檔
案人員填寫。
3．檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。此項(xiàng)一
般由機(jī)關(guān)檔案人員填寫，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查；也可與機(jī)關(guān)內(nèi)部
機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人聯(lián)署，由其對(duì)文件材料歸檔的齊全完整情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
4．日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。可以是全部歸檔文件
整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。
備考表的外形尺寸、頁邊和文字區(qū)尺寸以及表中各項(xiàng)目的具體
位置、尺寸見上圖。
210
單位：mm
36
20
備 考 表
297
15 15
盒內(nèi)文件情況說明
30
15 60
整理人：
檢查人：
年 月 日
10 55
10 10 10
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七、文件目錄排序
區(qū)域（機(jī)構(gòu)）—文件類（只供檔案室參考）
例如：某機(jī)關(guān)2007 年辦公室永久檔案的目錄封面如圖：
八、電子文件的歸檔要求參照污染源普查檔案管理辦法及所在
地檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
九、污染源普查中形成的音像資料參照《磁性載體檔案管理與
保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15—95）
十、污染源普查中形成的照片資料參照《照片檔案管理規(guī)范》
（GB/T 11821—2002）
十一、污染源普查機(jī)構(gòu)形成的財(cái)務(wù)檔案參照《會(huì)計(jì)檔案管理辦
法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局 財(cái)會(huì)字[1998]32 號(hào)）
污染源普查專項(xiàng)檔案
歸 檔 文 件 目 錄
全宗名稱 ××局
年 度 2007
保管期限 永久
機(jī) 構(gòu) 普查辦