舟山市人民政府辦公室關于印發舟山市電子公文和信息交換管理試行規定的通知

舟政辦發(2010)143號


各縣（區）人民政府，市政府直屬各單位：

為加強我市電子公文和信息交換管理，實現各級政府及其職能部門之間電子公文和信息交換的規范化、制度化和科學化，促進信息資源共享，提高工作效率，現將《舟山市電子公文和信息交換管理試行規定》印發給你們，請認真組織實施。



二○一○年九月六日

舟山市電子公文和信息交換管理試行規定

第一條　為加強舟山市電子公文和信息交換管理，實現各級政府及其職能部門（以下簡稱各使用單位）之間電子公文和信息交換的規范化、制度化和科學化，促進我市電子公文交換的應用及各部門間的信息資源共享，提高工作效率，依據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》和國家相關規定，制定本規定。

　　第二條　電子公文是指各使用單位制作并通過舟山市協同辦公系統處理后形成的，依賴計算機系統閱讀、處理并可通過網絡傳輸的具有規范格式的文件。

　　舟山市協同辦公系統是依托舟山市電子政務網，實現各級政府與職能部門之間以及各職能部門之間公文交換和信息傳遞的業務平臺。

　　第三條　本規定適用于各使用單位的電子公文和信息交換活動。

　　各使用單位的電子公文和信息交換應使用市政府統一提供的電子公文版式和信息交換系統，并通過舟山市電子政務網平臺進行交換。

　　第四條　市政府辦公室負責組織實施本規定。

各使用單位的辦公室是電子公文和信息處理的管理機構，主管本單位的電子公文和信息交換工作，指導、檢查和督促下級單位的電子公文和信息交換工作。

　 市信息中心負責舟山市電子政務網絡平臺和協同辦公系統的維護和管理。

　　第五條　通過舟山市協同辦公系統交換的電子公文和信息與相同內容的紙質公文和信息具有同等法律效力。

　　第六條　電子公文的種類、形式、行文規則與紙質公文相同，依照《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》的規定執行。

第七條　電子公文的交換格式應符合《基于XML的電子公文格式規范》的規定。

第八條 各使用單位應當對蓋有本單位電子印章的電子公文和信息負責。

　　第九條　各使用單位的電子印章由市府辦授權市信息中心統一制作、頒發，不得擅自制作使用。各使用單位應當在市信息中心登記備案，取得舟山市電子公文和信息交換系統的使用賬號和密碼及單位數字證書。

　　電子印章的制作應當和各機關現行物理印章完全吻合，其技術指標應當符合國家標準GB/T18336-2001《信息技術、安全技術、信息技術安全性評估準則》和GB/T17903-1999《信息技術、安全技術、抗抵賴》的要求。

各使用單位應當指定專人負責電子公文的接收發送及電子印章、賬戶、密碼和數字證書的保管工作，并在專用計算機上按本單位用印規定使用，保證電子公文的及時辦理。

由于單位變更、撤銷等原因導致實物印章和電子印章作廢的，在向市府辦交回實物印章的同時，一并交回電子印章的加密卡、存儲介質（交前刪除全部印章信息）及數字證書，電子印章的加密卡、存儲介質、數字證書交由市信息中心保管。

數字證書自制發日期起啟用，有效期為兩年，數字證書的使用者應在證書過期前兩個月內持單位介紹信和數字證書介質到市信息中心辦理數字證書年檢手續。

由于操作失誤或其他原因導致電子印章、數字證書損壞的，持本單位介紹信到市信息中心重新辦理制發電子印章、數字證書手續。

第十條　電子公文進入各使用單位指定系統的時間為到達時間。由于特殊情況不能確定到達時間的，可從電子公文上的電子印章數字日期戳來確認。

　　第十一條　接收電子公文的單位應對公文的發送單位、內容的完整性和規范格式等進行核對，對不能正常接收或發現發送錯誤的電子公文，應及時與發送單位聯系，查明原因。

　　第十二條　電子公文發送后，發送單位應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行查對、催辦或督辦，發現問題及時與接收單位聯系。

第十三條　各使用單位應指定專人負責電子公文歸檔工作。電子公文原則上由電子公文形成單位負責歸檔，各收文單位負責登記收文情況，以備查詢。需收文單位辦理或歸檔的文件，發文單位和收文單位都應當歸檔。各使用單位在做好電子公文歸檔的同時，按要求做好紙質公文的歸檔。

　　第十四條　電子公文介質（包括硬盤、軟盤、磁帶、光盤等）應按下列要求管理：

　　（一）電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。

　　（二）電子公文介質的維護和維修，需指定專人負責。

　　（三）電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，需進行登記并由兩人監銷，確保不丟失、不漏銷。