威海市人民政府辦公室關于印發《威海市行政執法檔案管理辦法》的通知

威政辦發 〔2008〕107號


各市、區人民政府，高技術產業開發區、經濟技術開發區、工業新區管委會，市政府各部門、單位：
　　《威海市行政執法檔案管理辦法》已經市政府同意，現印發給你們，望認真遵照執行。

二○○八年十二月二十五日

威海市行政執法檔案管理辦法

第一章 總 則

　　第一條　為加強行政執法檔案管理，充分發揮行政執法檔案在規范行政執法行為、推進依法行政工作中的積極作用，根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合我市實際，制定本辦法。
　　第二條　本市行政區域內，各級行政執法部門，法律、法規授權的具有公共事務管理職能的組織，以及受行政執法部門委托執法的機構（以下統稱行政執法單位），均應當遵守本辦法。
法律、法規、規章或國務院有關部門對行政執法檔案管理另有規定的，從其規定。
　　第三條　本辦法所稱行政執法檔案，是指在行政執法活動中形成的，具有保存和考查利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
　　第四條　市檔案行政主管部門和市政府法制工作機構依據各自職能，負責對全市行政執法檔案管理工作進行監督和指導。
　　各市、區，高技術產業開發區、經濟技術開發區、工業新區的檔案行政主管部門和政府法制工作機構依據各自職能，具體負責各自轄區內行政執法單位的行政執法檔案管理工作。
　　第五條　各行政執法單位應當建立健全行政執法檔案的收集、整理、立卷、歸檔制度，提供檔案工作必須的設施，配備專、兼職檔案管理人員，加強行政執法檔案的管理。
　　第六條 行政執法檔案應當由行政執法單位集中統一管理，任何個人不得據為己有。

第二章 行政執法檔案的歸檔范圍

　　第七條　行政執法單位應當根據威海市檔案局《關于加強專業檔案管理工作的意見》的要求，將行政執法檔案作為專業檔案的類別進行歸檔。
　　第八條　行政執法單位應當將下列內容立卷歸檔：
　�。ㄒ唬┬姓�許可案卷。收錄準予行政許可（含變更或延續行政許可，下同）或不予行政許可的書面決定、行政許可申請書、不予受理通知書、受理通知書、補正材料告知書、當場或實地檢查材料、聽取意見或聽證通知書（告知書）、聽證記錄、招標（拍賣）情況材料、檢驗（檢測、檢疫）結果、專家評審（鑒定）意見、撤銷（撤回）行政許可決定書、行政許可注銷手續、行政復議或訴訟材料等。
　　（二）行政處罰案卷。收錄行政處罰決定書、限期改正通知書、結案報告、集體討論記錄、立案報告及立案通知書、各種證據材料、保全材料、擬行政處罰的審查意見、行政處罰事先告知書、陳述申辯材料、聽證告知書及通知書、聽證記錄、送達憑證、罰沒款票據、暫緩或分期繳納罰款的材料、行政復議或訴訟材料等。
　　（三）行政強制案卷。收錄行政強制決定書、采取行政強制措施的批準文件、現場筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、凍結或解除凍結存款決定書、督促催告的書面材料、當事人陳述申辯記錄、代為履行材料、申請法院強制執行材料、法院裁定材料以及行政復議或訴訟材料等。
　�。ㄋ模┬姓�檢查案卷。收錄檢查結論、行政許可后的跟蹤監督檢查和日常巡回監督檢查情況，包括現場勘查（書面檢查）記錄、詢問筆錄、現場采取的措施等。
　�。ㄎ澹┢渌�行政執法活動案卷。收錄行政執法機關的確認、裁決、給付、獎勵等結論性材料，當事人申請及提供的材料，有關證據材料，行政執法機關的審查意見，以及市檔案行政主管部門規定的其他材料。

第三章 行政執法檔案的整理

　　 第九條　行政執法活動終結的，應當自終結后三十日內將案卷材料立案歸檔。
自行政執法決定作出之日起一年內未執行完結的案件，已形成的記錄，應當由行政執法單位指定機構予以登記，集中管理。
　　第十條 行政執法檔案應當裝訂成卷，實行一案一卷、一卷一號。
對不定期的、某一類對象進行的執法檢查，應以本次檢查活動為一案歸檔；對定期的、同一對象進行的執法檢查，應以年度為單位將對該對象的檢查情況作為一案歸檔。
　　對涉及國家機密、商業秘密、個人隱私的行政執法檔案，可以實行一案二卷，即正卷和副卷。卷內材料，應當按照結論、決定、結案處理性文件在前，依據材料在后；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后的順序排列。其他材料應依其形成規律或特點，按有關規定排列。
　　第十一條　行政執法檔案的卷內材料應當按順序，采用阿拉伯數字依次編寫頁碼或件號，并統一在有實際內容的每頁材料正面的右上角、背面的左上角編上頁號，圖表和聲像材料也應當在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
　　第十二條　行政執法檔案的卷內材料應當制作目錄。目錄應當按規定的格式逐件填寫，材料的題名不得更改和簡化，沒有題名的材料應當擬定題名，加“〔〕”；沒有責任者和時間的材料應當考證清楚，填入有關項內；會議記錄應當填寫每次會議的時間和主要內容；填寫的字跡應當工整。卷內文件目錄應當放在卷首。對文件材料情況的說明，應當逐項填寫在備考表內，并置于卷尾。
　　第十三條　行政執法檔案的封皮，應當逐項按規定填寫清楚。案卷題名應當簡明、確切地反映卷內文件材料內容，一般包括責任者、內容和名稱等，體式一致，文字簡練；使用簡稱應當用通用簡稱，并用碳素墨水或藍黑墨水書寫，字跡應當工整、清晰。有條件的，可以用電腦打印。
　　第十四條　行政執法檔案卷內材料應當去掉金屬物，破損的材料應當修補，文件幅面過小的應襯紙粘貼，文件幅面過大的應折疊整齊，字跡已擴散的應當復制并與原件一并立卷；案卷裝訂方法采取一孔一線棒的方式。
　　不能隨文書裝訂立卷的證據，應放入證據袋中隨卷歸檔，并在證據袋上和證據材料備考表中注明證據名稱、數量、提取時間、地點、責任人、存放地點等內容。
　　第十五條　行政執法檔案應當按照案卷的排列順序編制卷號，在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號；案卷目錄應當區別不同保管期限，分年度或混年編制目錄號，在一個卷宗內不得出現重復的案卷目錄號。

第四章 行政執法檔案的保管

　　第十六條 檔案保管應當加強防火、防盜、防塵、防光、防潮、防蟲工作，以確保檔案的安全，延長檔案的使用年限；對已破損、霉變、褪色的檔案應當及時采取修補、復制等措施。
　　第十七條 行政執法檔案的保管期限分為永久、定期兩種。
　�。ㄒ唬�屬于有限自然資源開發利用、公共資源配置以及直接關系公共利益的特定行業，環境保護，直接關系公共安全、人身健康、生命財產安全等方面的行政許可、行政強制、行政處罰的，應當永久保管；
　�。ǘ�）屬于企業或其他組織設立行政許可以及設立后的行政強制、行政處罰的，應當永久保管；
　　（三）屬于行政確認、行政裁決、行政征收、行政給付、行政獎勵、行政規劃、行政合同的，應當永久保管；
　　（四）屬于其他行政執法案件的，定期保管，保管期限為三十年和十年兩種。
　　第十八條　屬于永久、長期保管的行政執法檔案，應當在歸檔十年后按有關規定向檔案館移交，并辦理移交手續。
　　對同一事項的行政執法活動，由不同的行政執法單位分別實施的，所形成的行政執法檔案應當向同一檔案館移交。
　　第十九條 行政執法單位應當成立檔案鑒定小組，對定期保管和超過保管期限的檔案，應當按照《山東省檔案管理條例》有關規定，確定是否具有繼續保存價值；對沒有繼續保存價值的，可按有關規定銷毀。
銷毀行政執法檔案，應制作銷毀清冊，并由執行人和監銷人簽名或蓋章。
　　第二十條　機構發生變動的行政執法單位，應當根據國家和省、市的有關規定，合理處置行政執法檔案的歸屬與流向。

第五章 行政執法檔案的利用

　　第二十一條　行政執法檔案涉及秘密事項的，應當保密。對涉及國家秘密事項的，應當由行政執法單位依法確定密級，并按秘密載體保護規定加強管理；對非國家秘密但不宜公開的事項和個人隱私，應當限定知悉范圍，不得公開；對不明確具體密級的，應按權限報上級業務主管部門或保密工作部門確定。
　　第二十二條　利用行政執法檔案，應當按有關規定辦理手續，填寫《檔案查閱登記簿》或《檔案借閱登記簿》，利用結束后，應當及時歸還檔案。屬于國家秘密的，應當按照保密法及國家有關規定辦理。

第六章 行政執法檔案的監督和管理

　　第二十三條 各級檔案行政主管部門應當加強對行政執法檔案的監督管理，定期對行政執法檔案歸檔情況進行檢查、指導。
　　第二十四條 建立行政執法案卷評查機制，各級政府法制工作機構應當會同檔案行政主管部門定期開展行政執法案卷評查活動。對案卷歸檔及時、內容全面、符合要求的部門，應當予以表彰；對未按要求歸檔的部門，應當予以通報批評。
　　第二十五條 行政執法單位的行政執法檔案管理工作，作為行政執法工作的內容之一，納入依法行政專項考核當中。

第七章 法律責任

　　第二十六條　在行政執法檔案收集、整理、保護中做出顯著成績的單位和個人，由政府或檔案行政管理部門、行政執法單位給予獎勵。
　　第二十七條　違反本辦法的行政執法單位，由同級檔案行政主管部門責令限期整改、通報批評或建議同級政府取消其評比先進的資格。對有關行政執法人員，由行政執法單位依照有關規定給予批評教育、離崗培訓、調離執法崗位或取消執法資格等處理。
　　第二十八條　對因保管不善造成行政執法檔案丟失、損毀、泄露國家秘密或偽造、編造、篡改行政執法檔案的，由行政執法單位或有關部門依法給予負有責任的單位負責人和直接責任人行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第八章 附 則

　　第二十九條　本辦法由威海市檔案局和威海市政府法制辦公室負責解釋。
　　第三十條 本辦法自2009年1月1日起施行。