太原市人民政府辦公廳轉發市法制辦市檔案局關于太原市行政復議案件檔案管理規定的通知

并政辦發〔2009〕84號


各縣（市、區）人民政府，市直各委、局、辦，各有關單位：
市法制辦、市檔案局關于《太原市行政復議案件檔案管理規定》已經市政府領導同意，現轉發給你們，請按照執行。

二○○九年八月十七日
太原市行政復議案件檔案管理規定
市政府法制辦 市檔案局
第一章 總 則�オ�
第一條 為加強行政復議案件檔案科學管理，實現行政復議案件材料立卷歸檔和檔案管理標準化、規范化，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國行政復議法》等有關法律法規，結合本市實際，制定本規定。��
第二條 本規定所稱行政復議案件檔案是指行政復議機關或行政復議機構在辦理行政復議案件時，從申請人提出申請時起至行政復議機構受理、審查到結案等活動中直接形成的以文字、圖表、聲像、電函等形式表現的歷史記錄。��
第三條 本市各級行政復議機關及具體辦理行政復議事項的行政復議機構應按本規定做好行政復議案件材料立卷歸檔管理工作。
第四條 行政復議機關或行政復議機構應指定專人負責行政復議案件檔案管理，并納入崗位責任制內容，確保行政復議案件檔案完整、安全，并積極提供利用。��
第五條 行政復議機關應遵循檔案集中統一管理原則，將行政復議案件檔案列入綜合檔案室管理范圍，統一編號，按年度每案立專卷、一案一號方法進行整理，并依照文件材料形成規律，保持文件材料之間的有機聯系。跨年度行政復議案件在結案年立卷歸檔。 ��
第六條 各類行政復議案件法律文書統一使用國際標準A4型紙打印，需要手寫的，書寫文字應用碳素墨水、藍黑墨水或墨汁，字體要求整齊清晰。�オ�
第二章 文件材料收集整理 �オ�
第七條 行政復議案件文書立卷歸檔工作由案件承辦人員具體負責，案件受理后即開始收集、整理與本案有關的證據、依據和相關材料；案件辦結后認真檢查文書材料是否收集齊全，不完整及時補齊或采取補救措施，剔除與本案無關的文書材料。行政復議機構負責人為立卷審核人。檔案人員指導行政復議案件材料的整理并承擔檔案保管、利用工作。��
第八條 立卷歸檔的行政復議案件材料只留存一份原件為正本，多余的文書材料可另立一卷為副本。副本按正本收錄的文書材料立卷，缺者可復印補足。��
第九條 立卷的文書材料、聲像材料應分別整理。密不可分的文書材料依順排列在一起，文電合一立卷，排列時批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，轉發件在前、原件在后；內容相同的文書材料只存一份，特殊情況除外。��
聲像材料應用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點、中心內容和制作人等，按時間順序登記造冊。 歸檔物證凡能夠附卷保存的應裝入證物袋，標明物證名稱、數量、特征、來源；不能附卷保存的，應將其照片附卷，并在備考表上注明物證名稱、規格、特征、保管地點等。��
第十條 由行政復議機關向人民法院申請執行的案件材料可與原行政復議案卷合并立卷歸檔。��
第十一條 沒有參考價值的信封、工作材料，內容相同的重復文書材料，法律、法規、規章及規范性文件的復制件和與行政復議案件無關的其他文書材料不屬于歸檔范圍，由案件承辦人依照檔案管理和保密規定自行銷毀或保存。��
第十二條 行政復議案件文書材料按檔案管理要求和法定辦案程序形成的文書材料依順序排列，行政復議機構認為前款規定以外的其他行政復議案件材料需要入卷的，按邏輯順序適當確定編排位置。�オ�
第三章 卷內文書材料編目和裝訂 �オ�
第十三條 卷內文書材料按排列順序依次用阿拉伯數碼編寫頁號，用鉛筆標注于有文字的每頁材料正面右上角、背面左上角。封面、卷內目錄、封底不編頁號。��
第十四條 卷內目錄按行政復議案件文書材料排列順序逐件填寫。��
第十五條 《備考表》印制在案卷封底上。有卷內文書材料情況說明的，逐項填寫在《備考表》內；無情況說明，也應填寫立卷人、審核人姓名及立卷時間。��
第十六條 案卷封面按規定逐項填寫。行政復議機關是政府部門的，注明本部門名稱。案由用簡明、準確的法律術語填寫。申請人、被申請人、第三人應注明全稱。行政復議請求、結果、日期根據案件實際簡要填寫。��
第十七條 案卷封面、卷內目錄應用鋼筆或毛筆按規定項目逐項填寫齊全或用計算機打印。字跡要求規范、工整、清晰，打印編排須符合規范要求。��
第十八條 案卷裝訂前應做好下列工作：��
(一)對破損或字跡模糊的文書材料進行修補或復制，復制件置于原件前面；��
(二)大于A4標準規格的紙張應折疊，小于A4標準規格的紙張應托裱；��
(三)案卷裝訂不得壓住字跡或圖畫；��
(四)需要附卷保存的信封，應打開展平加貼襯紙，郵票不得撕揭； ��
(五)外文及少數民族文字材料應附標準漢語譯文；��
(六)文書材料上的金屬物必須剔除，以防銹蝕。��
第十九條 案卷厚度以每卷不超過15毫米為準，材料過多的，應當按順序分冊裝訂。��
第二十條 案卷采用三孔一線左側裝訂，裝釘線長度約160毫米，在卷底裝訂線結扣處粘貼封志。裝訂時不得把文字壓在線內。 �オ�
第四章 檔案保管期限�オ�
第二十一條 行政復議案件檔案保管期限規定為永久、定期兩種。凡具有長遠查考和利用價值的行政復議案件檔案，應永久保管；凡在較長時期內具有查考和利用價值的行政復議案件檔案，視其重要程度分20或5年定期保管。��
第二十二條 下列行政復議案件檔案應永久保管��
(一)與自然資源使用權、所有權有關的；��
(二)涉及農村土地、林權承包、流轉的；��
(三)涉及民族、宗教內容的；��
(四)涉及企業經營權、股權及企業兼并、分立、改制、上市、各類民事主體重大不動產投資的；��
(五）重要組織撤銷、變更、設立、改組等事宜和其他與財產權、身份權有關的；��
(六)在本地區、本部門有重大影響的；��
(七)重大涉外行政復議案件；��
(八)具有代表性、典型性和研究討論價值的；��
(九)案情或案由為新類型或就該案的法律適用、事實認定問題有重大爭議及對該案的法律適用或解釋、事實認定問題請示過上級行政復議機關、有權機關的；��
(十)其他需要永久保管的行政復議案件檔案。��
第二十三條 下列行政復議案件檔案應定期保管��
(一)時效性短、影響面小、利益沖突小的行政復議案件檔案（包括不服輕微行政處罰、不服輕微行政強制措施、未造成重大損害后果的行政不作為、其他適用于短期保管的檔案），保管期限為5年。��
(二)不適用永久保管或5年期保管條件的其他行政復議案件檔案，保管期限為20年。��
第二十四條 行政復議案件檔案保管期限從行政復議案件辦結或終止行政復議后下一年起算。�オ�
第五章 歸檔和移交�オ�
第二十五條 行政復議案件結案后10日內，案件承辦人應及時對案件全部材料進行整理、裝訂立卷；結案后15日內向本單位檔案管理人員移交。��
第二十六條 隨卷歸檔的聲像材料應在每盤(張)材料上注明當事人姓名、事由、檔案編號、參見號、錄(攝)制人、錄(攝)制時間等，逐盤(張)登記造冊歸檔，單獨存放保管，并根據保管期限定期復制。��
第二十七條 紙張類行政復議案件證物應裝訂入卷，不能附卷保存的應拍攝成照片并附卷，原物按有關規定經領導審批后處理。 ��
第二十八條 卷內文書材料涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的，應列為密卷，歸檔時在案卷封面右上角加蓋密級章。密級的確定、變更、解密依照《中華人民共和國保密法》及其實施辦法規定辦理。 第二十九條 案卷號從“1”開始，按結案時間順序編制。檔案管理人應當按歸檔順序及時填寫檔案案卷號。案卷目錄按保管期限分類填寫，并分類編排。��
保管期限代碼分別用“I、Ⅱ、Ⅲ”表示永久、20年、5年保管期限。保管期限代碼與案卷號的組合方式為：“保管期限代碼—案卷號”。
第三十條 移交檔案應由移交人與接收人進行驗收登記，簽名并注明日期。�オ�
第六章 查閱和保護�オ�
第三十一條 行政復議案件檔案一般不外借。行政復議機關（機構）工作人員因工作需要可以查閱檔案。查閱檔案應辦理查閱手續，當場查閱，當場歸還。確需外借的，由單位分管領導簽字批準后辦理借出手續，并規定調借期限。��
第三十二條 上級機關、司法機關需要調閱檔案的，應當支持。由行政復議機關安排相關工作人員向本機關行政復議機構檔案保管員辦理借出手續，送需要調閱的機關，并負責與調閱機關聯系歸還檔案。 第三十三條 查閱、調閱列為秘密以上密級的檔案必須經行政復議機構負責人簽字同意。��
第三十四條 查閱人不得自行復制所查閱檔案材料或轉借他人。 ��
第三十五條 借閱行政復議案件檔案嚴禁涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺，檔案管理人員如發現上述情況，應報告主管領導按規定追究借閱人責任。��
第三十六條 經批準抄錄、復制、復印的檔案材料由復議機構核對無誤后，加蓋行政復議機關或行政復議機關行政復議專用印章，與檔案原件具有同等效力。��
第三十七條 檔案保管部門及保管人員違反保密制度，泄露黨和國家機密及公民個人隱私的，依法追究法律責任。�オ�
第七章 附則�オ�
第三十八條 行政應訴案件文書立卷歸檔可參照本規定辦理。 ��
各級人民政府及其部門和行政執法組織應依據檔案管理法律、法規和本規定，結合本單位實際情況，建立健全行政復議和行政應訴檔案管理制度。��
第三十九條 本辦法由市政府法制辦、市檔案局負責解