州人民政府辦公室關于印發(fā)《州人民政府辦公室工作規(guī)則》《公文處理細則》的通知

恩施州政辦發(fā)〔2007〕38號


各縣、市人民政府，州政府各部門：

《州人民政府辦公室工作規(guī)則》《公文處理細則》已予修訂，并經(jīng)州人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。



二〇〇七年九月十二日



州人民政府辦公室工作規(guī)則

（二〇〇七年九月十二日修訂）



州政府辦公室是協(xié)助州政府領導處理州政府日常工作的機構。按照《恩施土家族苗族自治州人民政府工作規(guī)則》及有關制度，制定本規(guī)則。

一、主要職責

州政府辦公室在州政府秘書長（辦公室主任）領導下，負責具體辦理會議、文電、值班、信息、調研、督查、接待及機關建設等日常工作，以及州政府領導交辦的其他事項。

（一）負責州政府會議的準備工作，協(xié)助州政府領導組織會議決定事項的實施。

（二）協(xié)助州政府領導組織起草或審核以州政府及州政府辦公室名義發(fā)布的公文。

（三）研究州政府各部門和各縣市政府請求州政府的問題，提出審核意見，報州政府領導審批。

（四）根據(jù)州政府領導的指示，對州政府部門間出現(xiàn)的爭議問題提出處理意見，報州政府領導決定。

（五）負責州政府政務值班工作，及時向州政府領導報告重要情況，協(xié)助州政府領導組織處理緊急重大事件、事故。及時向州政府領導報告人民群眾來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題。

（六）負責辦理州政府工作范圍內(nèi)的人大代表建議和政協(xié)委員提案。

（七）及時做好信息收集、整理和報送工作，負責全州政府系統(tǒng)電子政務建設和管理。

（八）督促檢查州政府公文、會議決定事項及州政府領導重要批示的貫徹落實情況，及時向州政府領導報告。

（九）圍繞州政府的重點工作和州政府領導的指示，組織專題調查研究，向州政府領導提供實際情況和政策性建議。

（十）負責州政府接待工作。

（十一）負責做好機關建設各項工作。

（十二）辦理州政府領導交辦的其他事項。

二、會議制度

（一）秘書長辦公會議由秘書長或秘書長委托副秘書長主持召開，傳達學習黨中央、國務院和省委、省政府以及州委、州政府的重要決定、指示精神；研究決定政務工作中的重大問題，通報有關情況；決定秘書長職責范圍內(nèi)的重要事項。秘書長辦公會議一般每兩月召開1次，由秘書長、副秘書長組成，根據(jù)需要可通知有關副主任和相關科（室、隊）負責人參加，必要時可根據(jù)情況及時召開。

（二）州政府辦公室機關黨委會議由機關黨委書記或機關黨委書記委托副書記主持召開，學習貫徹黨中央、國務院和省委、省政府以及州委、州政府重要決定，研究機關建設中的重要問題，決定機關干部人事任免。黨委會議一般每兩月召開1次，必要時可根據(jù)情況及時召開。黨委成員的民主生活會每年召開1至2次。

（三）州政府辦公室室務會議由秘書長或秘書長委托副秘書長主持召開，副秘書長、辦公室副主任及各科室主要負責人參加，傳達學習州委、州政府的重要決定、指示精神；通報情況，研究辦公室機關事務，部署辦公室工作。

副秘書長、辦公室機關黨委成員因故不能出席會議時，應事先向秘書長（黨委書記）請假。

（四）辦公室全體工作人員會議由秘書長主持召開，辦公室全體工作人員參加，傳達貫徹上級有關會議、文件精神，通報辦公室工作情況，決定有關事項和安排布置工作。

（五）全州政府系統(tǒng)（含政府部門）辦公室主任會議由秘書長主持召開，傳達上級政府辦公廳重要指示、決定、會議精神，匯報州委、州政府主要會議、文件精神的貫徹落實情況；總結交流辦公室工作經(jīng)驗，表彰先進；研究、安排辦公室業(yè)務工作及其他工作。辦公室主任會議一般每年召開1次。

三、公文審批制度

（一）以州政府名義制發(fā)的文件（州政文、州政發(fā)、州政函），需經(jīng)相關副秘書長、秘書長、副州長審核并簽署意見后，報常務副州長或州長簽發(fā)。

（二）以州政府辦公室名義制發(fā)的文件，需經(jīng)分管副秘書長審查，報分管副州長審核，由秘書長簽發(fā)。其中涉及重大問題的應由秘書長審核后，報常務副州長或州長簽發(fā)。

（三）以州政府辦公室名義制發(fā)的函件（州政辦函），由分管副秘書長審核，報秘書長簽發(fā)。

（四）以州政府辦公室名義制發(fā)的電報（州政辦電），由分管副秘書長審核，報秘書長簽發(fā)。

（五）《州政府常務會議紀要》由秘書長審核后報常務副州長或州長簽發(fā)。

（六）《州政府專題會議紀要》經(jīng)會議召集人簽署意見后，報秘書長簽發(fā)，必要時報常務副州長或州長簽發(fā)。

（七）《政府情況通報》印發(fā)州長、副州長講話，應報州長、副州長本人審定，由秘書長簽發(fā)。

（八）《政務督查通報》由分管副秘書長審核后，報秘書長簽發(fā)。

（九）開具州政府或州政府辦公室介紹信，需經(jīng)秘書長審批。

四、工作配合制度

（一）秘書長出差、出訪時指定一位副秘書長在家主持工作，各位副秘書長、辦公室副主任應予支持，積極配合。副秘書長、辦公室副主任出差、出訪應由秘書長或在家主持工作的副秘書長安排另一位副秘書長、副主任接替或銜接工作。

（二）辦公室工作人員應嚴格遵守作息時間，堅守崗位，因病因事不能按時作息必須請假。辦事員請假3天以內(nèi)，由科長（隊長）審批；3天以上5天以內(nèi)，由分管副秘書長（或副主任）審批；5天以上經(jīng)分管領導同意后，由秘書長審批。副科長（副隊長）請假1天，由科長（隊長）審批；1天以上5天以內(nèi)，由分管副秘書長（或副主任）審批；5天以上經(jīng)分管領導同意后，由秘書長審批�？崎L（隊長）請假3天以內(nèi)由分管副秘書長（或副主任）審批；3天以上經(jīng)分管領導同意后，由秘書長審批。副秘書長（副主任）請假由秘書長審批。秘書長請假由分管機關的副州長審批。請假到期后要主動銷假。

（三）州政府辦公室各科（室、隊）要相互配合，相互協(xié)作，共同做好辦公室各項工作。辦公室工作人員因病因事請假，由準假人安排其他人員接替其工作。接替工作的人員要認真負責，確保辦公室工作正常運轉。

五、值班制度

州政府辦公室政務值班的核心任務是值守、應急和信息通報。值班人員負責接收和處理各縣市、各部門的緊急報告、請示，答復電話查詢，通報緊急重大事件、事故信息，辦理緊急事項和領導交辦事項，保證聯(lián)絡暢通和政務工作的正常運轉。

六、參加內(nèi)事活動有關制度

秘書長、副秘書長、辦公室副主任除參加州委、州政府統(tǒng)一組織和州政府領導安排的活動以外，一般不參加各地、各部門邀請出席的各類慶祝會、紀念會、典禮、剪彩等禮儀性活動。必須參加的，應從嚴掌握。

秘書長、副秘書長、辦公室副主任陪同州政府領導出席的內(nèi)事活動，由州政府領導確定。州政府辦公室各科室主要負責人應邀參加內(nèi)事活動，需報告分管副秘書長或辦公室副主任同意。

七、出差報告審批制度

秘書長離開恩施州境出差或休假，應由本人事先報告州長同意，若遇州長外出應報請常務副州長同意。

副秘書長、辦公室副主任離開恩施州境出差或休假，應報經(jīng)秘書長同意，并告知秘書科。

州政府辦公室各科室主要負責人需要出差或休假，應經(jīng)分管副秘書長或辦公室副主任同意，并由本人報告秘書長。

州政府辦公室科級及以下干部出差或休假，要經(jīng)科長同意，并由科長報告分管副秘書長或辦公室副主任。

八、學習制度和黨風廉政建設制度

（一）秘書長、副秘書長、辦公室副主任和州政府辦公室各科室主要負責人要參加黨委中心學習小組學習。要按照黨中央對黨員領導干部的要求，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，認真貫徹落實科學發(fā)展觀，認真執(zhí)行黨的基本路線和各項方針政策，堅持全心全意為人民服務的宗旨，發(fā)揚實事求是、調查研究的作風，堅持和維護黨的民主集中制，自覺接受黨和人民群眾的監(jiān)督，努力做好自己擔負的工作。

（二）秘書長、副秘書長、辦公室副主任及科室黨員領導干部要編入黨的一個基層組織，并嚴格按照規(guī)定參加黨的雙重組織生活。

（三）秘書長、副秘書長、辦公室副主任及科室領導要認真落實黨風廉政建設責任制，模范遵守黨中央、國務院、省委、省政府和州委、州政府的各項廉政規(guī)定，抓好責任范圍內(nèi)的黨風廉政建設工作。





公文處理細則

（二〇〇七年九月十二日修訂）



文書科是負責州政府和州政府辦公室公文處理及辦公自動化建設與管理的專門機構。公文統(tǒng)一由文書科收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔、銷毀。行文應少而精，注重效用，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。公文處理必須做到及時、準確、安全，嚴格程序，加快運轉，保證質量，提高時效，確保國家秘密和工作秘密安全。

一、請示、報告和意見辦理規(guī)定

（一）州政府只接受、辦理各縣市政府和州政府各部門的請示、報告和意見。州政府部門所屬二級單位應向其主管部門請示、報告工作或提出意見。

（二）州政府部門之間需要行文商洽解決的問題，應當直接行文，不得報州政府轉辦。凡涉及財政經(jīng)費、機構和人員編制的請示，除州政府領導有明確意見外，分別轉州財政局和州編辦處理。

（三）州政府各部門報送州政府審批的公文，如涉及其他部門職責范圍，報文部門必須事先征求有關部門意見，有關部門應積極配合，予以支持；部門之間如有分歧，經(jīng)報文部門主要負責同志與有關部門協(xié)商不能取得一致意見的，報文部門要如實上報，并列出各方理據(jù)，提出建設性意見報州政府。凡應由部門之間事先協(xié)商而未協(xié)商的公文，州政府辦公室不予受理。

（四）請示、報告和意見，必須嚴格區(qū)分，不得混用、并用�！罢埵尽惫�文必須一文一事，應署簽發(fā)人姓名（報州政府的請示，州政府各部門由主要負責人簽發(fā)，縣市人民政府由縣市長或常務副縣市長簽發(fā)）、聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式，不得越級、多頭主送，不得同時抄送下級機關。除州政府領導直接交辦的事項外，不得直接送領導個人�！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。向州委、州政府的“請示”，應當以其中一個領導機關為主送機關，另一個為抄送機關。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（五）報送州政府的請示、報告和意見，一律由文書科簽收、登記、編號，填附“請示、報告處理單”。請示為辦件，報告、意見為閱件，都應及時分送，急件隨到隨送。對不符合行文規(guī)則的越級請示和無文頭、無發(fā)文字號、無簽發(fā)人姓名、聯(lián)系人和或不按規(guī)定簽發(fā)、多頭主送的請示，由文書科退回報文單位。

（六）報告、意見根據(jù)內(nèi)容及時送州政府分管領導閱知。請示按內(nèi)容分送相關副秘書長和秘書長批辦。對送批件領導應明確表示“同意”或“不同意”，如不同意，要批示如何辦理。對重大請示事項，應提出明確的辦理要求。要求行文的，按程序經(jīng)修改后送批。

（七）主管部門對轉辦的公文，應認真負責辦理，不得延誤、推諉。屬本部門職權范圍內(nèi)的，一般應在收文后10個工作日內(nèi)直接答復報文單位并將答復報州政府辦公室；涉及其他部門的，同有關部門協(xié)商辦理，由主辦部門答復或會同有關部門聯(lián)合答復，答復時間一般不超過15個工作日；如因特殊情況不能按時答復的，應預告答復期限；對不屬本部門職權或者不適宜由本部門辦理的，應迅速退文給州政府辦公室并說明理由。

（八）對各縣市政府和州政府各部門要求以州政府或州政府辦公室名義發(fā)出的文件，應根據(jù)精簡公文的原則認真把關，特別是對以下情況要嚴格控制：

1、可以當面商談或通過電話解決問題的，不予行文；

2、純屬部門職責范圍內(nèi)日常業(yè)務事項，由部門行文；

3、省政府及辦其辦公廳文件已發(fā)至縣市或在《湖北省人民政府公報》上登載了的，不再轉發(fā)；確需轉發(fā)的，由部門自行轉發(fā)；要求州政府制發(fā)的文件，如未提出具體措施或新的意見，照抄照搬的，不予行文；

4、省政府各部門來文（包括主送州政府）需轉發(fā)的，由有關部門轉發(fā)；

5、請求省政府有關部門支持辦理的事項，原則上由州主管部門研究上報。重要事項確需以州政府名義報批的，應征求州主管部門的意見并報州政府領導審定后再行文上報；

6、除省政府有規(guī)定外，原則上不再行文成立領導小組等非常設機構。經(jīng)州政府批準同意設立的非常設機構，由主管部門征求成員單位意見，未征求意見的，不予行文；

7、領導小組等非常設機構召開會議由其自行通知，所形成的會議紀要等文件，由其自行印發(fā)；

8、經(jīng)州政府批準州直各部門召開的全州性工作會議，會議通知一律由部門發(fā)出（通知中可冠以“經(jīng)州人民政府同意”）。以州政府名義召開的會議，會議通知由州政府辦公室發(fā)出；

9、州政府各部門召開的全州性工作會議，文字材料和州政府領導的會議講話，由部門印發(fā)；

10、州政府領導在部門會議上的講話材料，經(jīng)領導本人同意后，由部門或有關領導小組（辦公室）印發(fā)全文或摘要。

二、公文運轉規(guī)則

州政府辦公室公文運轉過程中主要包括公主的接收、分辦、辦理、傳批、起草和審核、簽發(fā)、復核、繕印和歸檔。

（一）公文的接收與分辦

1、有關方面送州政府或州政府辦公室的文件、信件等，由文書科負責接收，收發(fā)人員每工作日須到交換站領取一次文件，特殊情況按通知時間領取。

2、收到上述公文、信件等，收件人是領導同志的，送領導同志或由其秘書（聯(lián)絡員）簽收、拆封；收件人是科室的，由科室簽收、拆封；收件人是州政府或州政府辦公室的，由文書科簽收、拆封。

3、文書科簽收的公文，按以下原則分辦：

（1）辦件，即省各廳委局、州直各部門和各縣市人民政府報送或轉送州政府、州政府辦公室需要辦理或審批的公文，由文書科編號、登記并填附“請示、報告處理單”，報告、意見送州政府分管領導閱知，請示送相關副秘書長和秘書長批辦，再按批辦要求處理。請示辦結后，應將辦理結果及時反饋給相關副秘書長和秘書長。規(guī)范性文件由分管副秘書長和秘書長簽批后轉州政府法制辦公室審核，一般情況下，州政府法制辦應在收文后10個工作日內(nèi)審核完畢，簽署意見送文書科按規(guī)定程序辦理。

（2）傳閱件，即中共中央、國務院、省委、省政府和州委發(fā)來的公文，省直各部門、州直各部門和各縣市政府報送或轉送州政府、州政府辦公室不需要辦理或審批的公文（包括傳真電報），由文書科登記、編號后直接送各位領導或有關領導，密級較高的按分管領導批示范圍送有關領導傳閱。傳閱過程中領導對有關事項作了批示的，及時按批示意見處理。

4、對報送領導個人且需要審批的公文，文書科收到后按分辦原則分辦。領導的聯(lián)絡員和其他科室收到的需要審批的公文，除領導交辦的或特別緊急的公文以外，也應轉交文書科按程序辦理。

5、同時報送州委、州政府審批的公文，應先由州委辦公室處理。對州委辦公室轉州政府辦公室研辦的，由文書科按分辦原則辦理。

6、需要州政府或州政府辦公室審批、辦理的公文，除州政府領導交辦的外，未經(jīng)文書科登記、編號并填附“請示、報告處理單”的，各科室不予辦理，也不得送請領導審批，特殊緊急情況下送批的，應及時到文書科補辦登記手續(xù)。

7、報送州政府的簡報、資料、信息等，除署名的以外，由文書科按其內(nèi)容分發(fā)有關領導和科室。

（二）公文辦理

1、對報送州政府審批的公文（即請示件），要認真審核，嚴格把關。文書科主要負責審核公文的文種使用、公文格式、報文單位、簽發(fā)人是否符合有關規(guī)定；承辦科室主要負責審核公文是否與有關部門、縣市協(xié)商會簽，公文內(nèi)容是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策。凡明顯不符合規(guī)定的，由文書科或承辦科室寫明情況呈分管副秘書長或秘書長批示后，填寫退文公函，將來文退回報文單位。

2、對各縣市政府報送州政府需轉州直有關部門研究辦理的，報經(jīng)分管副秘書長或秘書長同意后，直接轉請有關部門辦理。其他需審批的公文，按照領導批示意見辦理。

3、對州直各部門報送州政府審批的公文，根據(jù)其內(nèi)容采取不同方式辦理：

（1）凡經(jīng)審核符合規(guī)定且相關部門意見一致的，呈分管副秘書長和秘書長審核報州政府領導批示。

（2）對經(jīng)與有關部門協(xié)商但意見不一致需州政府領導協(xié)調裁決的公文，應將意見分歧、背景材料和提出的傾向性建議一并送分管副秘書長和秘書長審核后，呈州政府領導審批。

（3）州直各部門要求以州政府或州政府辦公室名義制發(fā)的公文，必須先請示分管副秘書長和秘書長是否同意發(fā)文，分管副秘書長和秘書長應嚴格把關。同意發(fā)文的，要求發(fā)文單位須將代擬稿、背景材料及打印軟盤等一并送州政府辦公室。承辦科室和文書科對部門代擬稿或轉發(fā)稿進行認真審核并作必要的文字修改（修改較大的，要送原報文部門重新打印清樣并審核）后，再按程序呈批。

對州直各部門要求經(jīng)州政府同意以部門名義制發(fā)的公文，亦比照上述程序辦理。

4、州政府領導批示完畢的公文，需以州政府或州政府辦公室名義行文答復的，按有關規(guī)定程序辦理。

5、各縣市政府和州直各部門報送州政府的“閱件”，分送有關領導傳閱。抄送州政府或州政府辦公室的公文，送分管副秘書長和秘書長閱知，如秘書長認為有必要送州政府領導閱知的，按秘書長意見分送。

6、公文辦理過程中，涉及到州委辦公室、恩施軍分區(qū)、州人大常委會辦公室、州政協(xié)辦公室、州法院、州檢察院等部門工作的，應加強聯(lián)系與溝通。

（三）公文傳批

1、傳批件按分管副秘書長—秘書長—副州長—常務副州長——州長順序送批；傳閱件按州長—常務副州長—副州長—秘書長送閱。

2、公文傳批過程中，如領導批示送有關部門的，應及時按批示辦理；公文傳閱過程中，如領導批示送有關部門的，應及時將復印件轉有關部門辦理。密件復印按保密規(guī)定執(zhí)行，嚴禁復印絕密件。

3、收到州委書記批示件后，應立即將原件或復印件分送州長、秘書長。對州委書記、州長批示的公文，要及時掌握辦理情況，并向分管副秘書長和秘書長報告。

4、公文傳批過程中，如遇領導出差或因其他原因不能批閱公文時，有關科室應與聯(lián)絡員聯(lián)絡，商定傳批方式。

5、領導閱批后的公文，應按“誰送退誰”的原則及時退文，不得橫傳，以免泄密和丟失文件。

6、緊急公文，應在公文右上角醒目地方注明“急件”或“特急件”。

7、下班后和節(jié)假日，除“急件”外，其他公文原則上不予傳批。

（四）公文起草和審核

經(jīng)州政府領導同意以州政府或州政府辦公室名義制發(fā)的公文，要切實把好協(xié)調會簽關、內(nèi)容和文字審核關、呈批關。

1、準確使用文種。國務院《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定的公文種類共12類13種，即：（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通報；（7）議案；（8）報告；（9）請示；（10）批復；（11）意見；（12）函；（13）會議紀要。必須嚴格按規(guī)定的適用范圍準確使用。不得在規(guī)定文種之外自立文種。

2、規(guī)范公文格式。公文格式即公文的樣式，一般由發(fā)文機關、密級、份數(shù)序號、緊急程度、簽發(fā)人姓名、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文日期、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和時間、份數(shù)等部分組成。在一份文件上，必須正確使用和標注。在起草的文稿（包括代擬稿、轉發(fā)稿）前面應填附“恩施土家族苗族自治州文件稿”單。其中，發(fā)文字號中的機關代字和年份、密級、急緩、標題、主送、抄送、主題詞等欄目由文書科制文人員或承辦科室制文人員填寫，擬稿欄目填寫擬稿人或擬稿單位，改稿、核稿欄分別由改搞人、核稿人簽署姓名。簽發(fā)欄由領導簽署意見和姓名等內(nèi)容。文件簽發(fā)后，由辦文人員填寫發(fā)文字號中的順序號和份數(shù)，交打印人員打印。

3、認真起草、修改、審核文稿，確保公文質量。

（1）符合法律法規(guī)、方針政策和有關規(guī)定。如提出新的政策性規(guī)定，要切實可行，并加以說明。

（2）情況真實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，篇幅力求簡短。

（3）人名、地各、數(shù)字、引文準確；引用公文，應先引標題后引發(fā)文字號；必須使用法定計量單位；文內(nèi)使用簡稱應先用全稱，并注明簡稱；日期應寫具體的年月日。

（4）州政府文件的批語，除特殊情況外，一般不要寫“參照執(zhí)行”，應寫“遵照執(zhí)行”或“貫徹執(zhí)行”。

（5）州政府文件中一般不引用州政府領導的個人講話，不得出現(xiàn)對地方黨委作指示，交任務的內(nèi)容。

（6）下發(fā)規(guī)范性文件用“印發(fā)”；下發(fā)隸屬機關的公文用“批轉”；下發(fā)上級、同級或不相隸屬機關的公文用“轉發(fā)”。批轉、轉發(fā)公文，只將事由寫清楚，不必照抄標題。標題中除對法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。

4、修改、審核后的文稿，如技術性、專業(yè)性較強，視情況通知主管部門負責人閱看，進一步刪減、補充、修改，并簽署姓名，再送分管副秘書長、秘書長、分管副州長審閱。

（五）主要文件及其適用范圍

1、《恩施土家族苗族自治州人民政府文件（恩施州政發(fā)）》，主要適用于部署全局性工作，發(fā)布比較重大的對全州有普遍指導作用的文件；施行行政措施，發(fā)布重要決定、命令、指示、通告、通報；下達全州國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃；批轉州政府職能部門或縣市帶有普遍指導作用的重要請示、報告、意見等。

2、《恩施土家族苗族自治州人民政府文件（恩施州政文）》，用于向省政府報送請示、報告和意見。

3、《恩施土家族苗族自治州人民政府文件（恩施州政任）》，用于下發(fā)州政府在法定職權內(nèi)任免干部的通知。

4、《恩施土家族苗族自治州人民政府（恩施州政函）》，用于向州人大報送議案；以州政府名義就某一重大事項對有關縣市和部門下發(fā)通知，或對某一重要請示作出批復；同省直部門、其他平行和不相隸屬單位商洽、詢問、答復問題等。

5、《恩施土家族苗族自治州人民政府辦公室文件（恩施州政辦發(fā)）》，是州政府文件的補充形式，主要用于傳達州政府關于某一個方面工作的決定，傳達州政府領導對全局性工作的批示或指示，下達需要各縣市、州政府各部門周知和辦理的事項，轉發(fā)上級、同級或不相隸屬機關的公文等。

6、《恩施土家族苗族自治州人民政府辦公室文件（恩施州政辦函）》，用于答復個別縣市或部門的一般請示事項，轉達州政府領導對個別縣市、部門的批示，征詢有關縣市或部門意見，以及同平行或不相隸屬單位商洽工作等。

7、《傳真電報（恩施州政電、恩施州政辦電）》，用于州政府和州政府辦公室通知召開會議、時效性較強事項、政務活動安排、處理突發(fā)性事件的措施等。

8、州政府會議紀要包括：《州政府常務會議紀要》、《州政府專題會議紀要》，分別印發(fā)州政府常務會議和專題會議研究決定事項。

9、《政府情況通報》，刊載州長、副州長等領導在州政府會議上的重要講話和州政府重大工作部署及重要活動情況等。

10、《政務要事記》，用于記載州長、副州長的政務活動；國家或省直部門副廳級以上領導視察我州情況；重大慶典、紀念活動和其他重要事項。

11、《政務督查通報》刊載對上級和本級文件、會議、領導指示落實情況的檢查通報。

（六）公文簽發(fā)

1、以州政府文件發(fā)布規(guī)范性措施、決定、命令，向州人大或州人大常委會提出議案、人員任免，經(jīng)分管副秘書長、秘書長、分管副州長審批后，報州長簽署。州長因公外出，由州長委托常務副州長簽署。

2、以州政府文件下發(fā)公告、通告、通知、通報、批復及信函，向省政府報送請示、報告和意見，經(jīng)分管副秘書長、秘書長、分管副州長審核后，報常務副州長或州長簽發(fā)。

3、以州政府辦公室名義下發(fā)文件，由秘書長簽發(fā)；文中如注明“經(jīng)州人民政府同意”，應報常務副州長審批。以州政府辦公室名義聯(lián)系商洽一般事務性工作的函件，由分管副秘書長審核，報秘書長簽發(fā)。

4、州政府常務會議紀要由州長或常務副州長簽發(fā)。州政府專題會議要經(jīng)召集人簽署意見后，由秘書長簽發(fā)，必要時報州長或常務副州長審批。

5、州長、副州長的講話需要發(fā)政府情況通報的，應經(jīng)本人審定，由秘書長審核簽發(fā)。

6、州政府辦公室承辦的以州委、州政府名義聯(lián)合下發(fā)的文件（包括上報省委、省政府的文件），應將起草或修改的文稿先經(jīng)分管副秘書長和秘書長審核后，報分管副州長簽署意見報常務副州長審簽后送州委辦公室。

7、以州委辦、州政府辦下發(fā)文件，應將起草或修改的文稿送分管副秘書長審核，報秘書長審簽后報州委辦公室。

（七）公文復核和繕印

1、公文經(jīng)簽發(fā)后，辦文人員應對文稿進行清理，連同文稿形成的背景材料、領導批示、部門代擬稿和轉發(fā)稿原件、有關部門意見和會簽意見等資料一并送文書科。

2、文書科要對公文進行最后復核。復核的主要內(nèi)容是：文件的體例、格式是否完整、統(tǒng)一、規(guī)范；文種使用是否正確；行文規(guī)則和密級、分送范圍是否恰當，是否符合國務院辦公廳、省政府辦公廳公文處理有關規(guī)定；傳批手續(xù)是否完備。復核中發(fā)現(xiàn)文字、內(nèi)容等方面的問題，要及時解決。

3、對打印清樣要認真校對。校對中發(fā)現(xiàn)文字方面的問題，可作技術處理，如改動較大應請示領導審定。急件和特急件應隨到隨印隨發(fā)。下班后和雙休日，承辦科室需打印文件材料，要在上班時間內(nèi)通知文書科。

（八）公文歸檔

1、州政府、州政府辦公室及各科室所有的檔案資料，必須交文書科檔案室集中統(tǒng)一立卷歸檔和管理。下列公文辦完后，應立即送檔案室。

（1）國務院、國務院辦公廳、省政府、省政府辦公廳各類文件、電報。

（2）州政府、州政府辦公室各類公文的底稿、正本及相關的背景材料。

（3）州政府全體會議、常務會議、州政府專題會議、秘書長辦公會議的記錄、紀要、備忘錄、政務督查通報。

（4）州政府領導參加會議帶回的會議文件。

（5）州政府向省政府的匯報稿。

（6）州政府提請州人大或州人大常委會審議通過和批準的文件。

（7）州政府領導批示、修改的文件及有關辦理結果報告。

（8）州政府主要領導的手稿、講話稿。

（9）州直各部門和各縣市人民政府向州政府的請示、報告和意見。

（10）省政府各部門主送州政府的公文。

（11）秘書長和副秘書長批示辦理的文件及附件。

（12）其他有保存價值需要存檔的文件、資料。

2、州政府領導和秘書長、副秘書長批示的公文，原則上將原件留存歸檔，將復印件轉部門或縣市。

3、領導和工作人員外出開會回機關后5日內(nèi)，應將會議文件交檔案室清理登記。

4、各科室當年應歸檔的公文，應于次年第一季度送檔案室辦理移交手續(xù)。絕密文件辦畢后必須即時送檔案室，由檔案室負責保管，按期歸檔。

5、本機關的檔案資料，要于次年5月底前完成立卷歸檔。