江西省衛(wèi)生廳關于印發(fā)《江西省衛(wèi)生廳檔案管理辦法》的通知

贛衛(wèi)辦發(fā)〔2007〕22號


廳機關各處室：

為認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，進一步加強和規(guī)范廳機關檔案工作，確保廳機關檔案齊全完整和有效利用，根據國家檔案局2006年12月18日公布實施的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號令）有關規(guī)定，結合本廳實際，對2004年印發(fā)的《江西省衛(wèi)生廳檔案管理辦法》進行了修訂。現(xiàn)將修訂后的《江西省衛(wèi)生廳檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。



二OO七年九月十二日


江西省衛(wèi)生廳檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強廳機關檔案管理，維護檔案的完整與安全，更好地為廳機關各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關檔案工作條例》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結合本廳實際情況，特制定本辦法。

第二條 廳機關檔案是指廳機關各處室在各項工作和活動中，直接形成的具有保存價值的各種文字材料、圖表、統(tǒng)計數(shù)據、聲像電子資料及其他各類不同形式的歷史紀錄。

第二章 工作機構及其職責

第三條 本廳各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。廳機關檔案室隸屬廳辦公室，檔案工作由一名廳領導分管和辦公室主任主管。廳檔案室和各處室應配備適應工作需要的專（兼）職檔案管理人員。

第四條 廳機關檔案室主要工作職責：

（一）執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章及各項相關的方針政策，建立、健全本廳檔案工作的各項制度。

（二）負責廳機關各種門類和載體檔案的集中統(tǒng)一管理，編制各類檔案檢索工具、積極開發(fā)利用檔案信息資源。

（三）負責廳機關檔案的接收、統(tǒng)計、鑒定和銷毀工作，按規(guī)定定期向省檔案館移交本廳具有長遠保存價值的檔案和向省檔案局報送年度檔案基本情況的統(tǒng)計工作。

（四）遵照統(tǒng)一領導、分級管理的原則，對廳直單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第五條 廳機關各處室主要職責：制定處室文件材料內部管理制度，負責本處室業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種載體檔案的收集、整理和歸檔，按規(guī)定向廳檔案室移交。

第三章 檔案歸檔辦法與要求

第六條 按《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，凡本廳在日常公務活動中產生形成的各種有保存價值的文件材料均應歸檔，任何人都不得據為己有和拒絕歸檔或者毀損、遺失。不需要歸檔的公文以及刊物、圖書資料等，可由各處室單獨整理，暫時保存。

第七條 廳機關文書檔案由廳檔案室統(tǒng)一整理歸檔，科研、基建、會計、聲像等檔案由主管處室負責整理立卷后向廳檔案室移交歸檔。具體按省衛(wèi)生廳機關檔案歸檔范圍與要求（詳見附件一）執(zhí)行。

第八條 各類檔案案卷質量和裝具等均按國家檔案標準執(zhí)行。凡屬立卷歸檔的文件、圖紙、資料所用書寫材料和制成材料必須符合檔案質量要求，具有永久、長期保存價值的文件材料禁止使用鉛筆、水彩筆、圓珠筆書寫。

第九條 各類檔案歸檔時間嚴格按照國家科技、文書、會計檔案管理標準的規(guī)定執(zhí)行。上年的文書檔案應在次年六月底以前向廳檔案室移交歸檔;科研和基建檔案應在項目及技術工作完成后兩個月內歸檔；會計檔案可在年度終了后，暫由會計部門保管一年，期滿之后歸檔；聲像檔案、實物檔案及已故干部、職工檔案應及時歸檔。

第十條 檔案的移交與接收：各類檔案由各處室兼職檔案員填寫移交目錄一式二份，與廳檔案室進行交接后簽名蓋章，雙方各保存一份。

第四章 檔案的保管期限

第十一條 廳機關檔案保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年（詳見附件二）。
第十二條 永久保管的檔案主要包括：

（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；

（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等。

（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

（六）本機關房屋買賣、土地征用、重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；

（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與機關的復函、批復等文件材料。

（九）廳機關基建項目工程檔案。

第十三條 定期保管的檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件和業(yè)務技術管理材料；

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；

（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

（十）廳機關會計檔案。

第五章 檔案的管理和利用

第十四條 應運用計算機等現(xiàn)代化手段對廳機關檔案信息數(shù)據進行科學管理，并建立相應的電子檔案。廳機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據、背景信息等要進行相應歸檔。電子檔案的保管應配備專用的數(shù)據存儲設備，及時備份。通過網絡管理的，還須做好網絡安全防護，確保數(shù)據的完整、安全。

第十五條 健全廳機關檔案檢索體系，建立檔案的收進、保管、利用、移出等情況的詳細記錄和臺賬。

第十六條 建立檔案鑒定銷毀小組，對已超過保管期限和解密期限檔案進行鑒定。銷毀文件時，要填寫銷毀清冊，經領導審批，方可銷毀，銷毀手續(xù)齊全，確保無泄密事件發(fā)生。執(zhí)行銷毀檔案任務時，必須有兩人以上監(jiān)督，必須到指定銷毀部門進行銷毀。銷毀檔案清冊應歸檔，作為永久保存。

第十七條 配套完善保管檔案的必要設施，庫房門窗要堅固，保持適當?shù)臏囟取�濕度、有防盜、防火、防塵、防有害生物和防污染等設備和安全措施。定期檢查檔案保管情況。

第十八條 檔案的借閱：

（一）廳機關工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案。外單位來人查閱檔案，必須持有單位介紹信，并經辦公室主任批準。

（二）有密級的文件檔案不能借出和復印，查閱須經廳辦公室主任批準。

（三）借閱檔案必須遵循有關規(guī)定，履行必要的借閱手續(xù)，不得涂損檔案，不得轉借他人，閱完及時歸還。檔案管理人員對歸還的檔案要檢查是否有遺失、涂損等現(xiàn)象。

第六章 罰則

第十九條 根據《江西省檔案管理條例》規(guī)定，有下列行為之一的，本廳將根據情節(jié)輕重，責令限期改正或依法給予行政處分。

（一）將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交廳檔案室或檔案工作人員歸檔的；

（二）損毀、丟失或擅自銷毀檔案室保存的檔案以及集體、個人暫時保留尚未移交的具有保存價值或應當保密的檔案。

（三）擅自提供、抄錄、公布應當保密的檔案。

（四）涂改、偽造檔案。

（五）檔案工作人員失職、瀆職、玩忽職守，造成檔案損失的。

本辦法自印發(fā)之日起施行。2004年印發(fā)的《江西省衛(wèi)生廳檔案管理辦法》(贛衛(wèi)辦發(fā)〔2004〕13號)同時廢止。