哈爾濱市人民政府辦公廳關于印發哈爾濱市人民政府公文運轉工作規則的通知



哈政辦發〔2008〕4號



各區、縣（市）人民政府，市政府各委、辦、局：

　　經市政府同意，現將《哈爾濱市人民政府公文運轉工作規則》予以印發，請認真貫徹執行。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　哈爾濱市人民政府辦公廳
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二○○八年四月十五日




哈爾濱市人民政府公文運轉工作規則





　　為適應哈爾濱市政府系統公文處理網上辦公的要求，切實提高市政府公文運轉工作的質量和效率，根據《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號）、《電子公文傳輸管理辦法》（國辦函〔2003〕65號）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號）、《中華人民共和國電子簽名法》、《國家電子政務總體框架》、《哈爾濱市人民政府工作規則》的要求與規定，特制定本規則。

　　一、電子公文運轉程序

　　（一）審核和簽收

　　1.審核。由辦公廳秘書處對各地區、各部門和單位通過公文無紙化傳輸系統呈送市政府及市政府辦公廳的各類電子公文進行網上審核。審核重點：是否由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職責的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

　　2.簽收。對經審核符合報送規定的電子公文予以簽收，同時發送回執；對經審核不符合報送規定的電子公文予以拒簽，退回呈文單位，并在系統提示欄內說明理由，同時電話通知呈文單位重新上報。

　　（二）登記

　　對脫密生成gd.格式文件并送入OA系統的電子公文進行登記。

　　1.對簽收的請示、報告等正式文件式電子公文，在《哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單》上逐項登記收文日期、收文編號、發文字號、發文機關、文件標題和緊急程度等內容。

　　2.對簽收的回告意見或承辦結果類電子公文，在《哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單》上逐項登記收文日期、收文編號、發文字號、發文機關、文件標題和緊急程度等內容；針對紙質公文回告意見或承辦結果的電子公文，在登記、打印輸出后，與原紙質公文一并運轉。

　　（三）擬辦、批辦

　　根據電子公文內容，按照市政府領導工作分工和市政府各部門職責范圍，由辦公廳秘書處提出擬辦、承辦、催辦意見，通過OA系統呈送廳領導閱批、市政府領導批辦，并電話跟蹤通知相關市長工作處提示市政府領導進行查收和批辦。具體程序如下：

　　1.對國務院和省政府（含辦公廳）的電子公文，由辦公廳秘書處提出擬辦意見，呈送廳領導閱批后，呈送市政府領導批辦或轉辦；同時，打印出紙質文件抄送市委辦公廳1份。

　　2.對各部門、各單位呈送市政府的請示類電子公文，由辦公廳秘書處按照“誰主管、誰審簽”的原則和下列情況提出擬辦意見，呈送廳領導閱批后，呈送市政府領導批辦或轉辦；對需呈報常務副市長、市長審批的公文，在分管副市長簽署具體而明確的意見后由辦公廳秘書處進行呈送。

　　（1）關于資金請示類公文，對已列入預算的專項資金，提出轉該專項資金的管理部門提出意見后報市政府的擬辦意見，該專項資金的管理部門回復意見后，再呈報分管副市長審批；對其他資金請示類公文，提出轉市財政局提出意見后報市政府的擬辦意見，市財政局回復意見后，再呈報分管副市長、協管市財政局副市長和市長審批；

　　（2）關于涉及財力支持請示類公文，提出轉市發改委提出意見后報市政府的擬辦意見，市發改委回復意見后，再呈報分管副市長、協管市發改委副市長和市長審批；

　　（3）關于專項工作表彰獎勵請示類公文，按照《中共哈爾濱市委辦公廳哈爾濱市人民政府辦公廳印發〈關于加強市直黨政機關專項工作表彰獎勵管理的規定〉的通知》（哈辦發〔2005〕23號）要求，提出轉市人事局、市財政局提出意見后報市政府的擬辦意見，市人事局、市財政局回復意見后，再呈報分管副市長、協管市人事局、市財政局副市長和市長審批；

　　（4）關于接待事宜請示類公文，凡是由市政府副秘書長（含地市級）以上領導帶隊到我市學習考察的，提出轉市接待辦提出接待方案的擬辦意見，并按有關程序呈報相關市政府領導審批；涉及相關部門邀請客人來訪的，按照“誰邀請、誰接待”的原則，提出轉相關部門提出接待方案的擬辦意見，再轉呈相關市政府領導審批；

　　（5）關于外事審批請示類公文，凡上報涉及本部門、本單位領導出國請假的，正、副局級干部出訪提出轉分管副市長審批的擬辦意見；區、縣（市）長出訪提出轉分管副市長、市長審批的擬辦意見；

　　（6）關于其它請示類公文，需職能部門辦理的，提出轉職能部門提出具體意見后再呈報市政府有關領導審批的擬辦意見；重要事項提出呈報常務副市長、市長審批的擬辦意見；

　　（7）對沒有明確主管領導的公文，視文件內容，一般提出呈報常務副市長審批的意見。

　　3.對各部門、各單位報送市政府的報告類電子公文，由辦公廳秘書處按照“誰主管、誰審簽”的原則提出“擬請……閱示（或閱批）”和根據報告內容提出另“請相關市領導閱（按職務由高到低排列）”的擬辦意見，呈送廳領導閱批后，呈送市政府領導閱知。

　　4.對從網上接收的各地區或部門提出回告承辦情況或回復意見的公文，由辦公廳秘書處負責提出擬辦意見，將回告的承辦情況或回復意見與轉辦公文一并在網上運轉，呈報市政府有關領導閱批。

　　（四）轉辦、催辦

　　1.轉辦

　　（1）對已完成市政府領導網上審批程序且不需要相關部門承辦或提出意見的電子公文，由辦公廳秘書處通過公文無紙化傳輸系統將市政府領導批示和所附公文分轉各有關區、縣（市）政府和市政府各有關委、辦、局（節點單位），原則上不再通過機要交換、郵寄等方式反饋；對非公文無紙化傳輸系統節點單位（以下簡稱非節點單位）和無節點單位暫按原方式進行分轉、反饋。

　　（2）對已完成市政府領導網上審批程序且需要相關部門承辦或提出意見的電子公文，根據公文事項急緩程度，一般按照“特急件當日回告、急件3個工作日內回告、平件7個工作日內回告”的原則，由辦公廳秘書處在《哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單》的“辦理時限”欄內填寫“回告意見或承辦結果的時限”，在“備注”欄內填寫“承辦部門”后，通過公文無紙化傳輸系統將市政府領導批示和所附公文分轉各有關區、縣（市）政府和市政府各有關委、辦、局（節點單位）；對非節點單位和無節點單位暫按原方式進行分轉、反饋。

　　2.催辦

　　（1）對轉給有關地區、部門提出意見或承辦的領導批示及公文，有關地區、部門未按時回告意見或辦理結果的，由辦公廳秘書處采取電話催辦和發《公文催辦單》等方式進行催辦。

　　（2）根據公文事項急緩程度，特急件電話跟蹤催辦，急件在轉辦當日電話催辦，平件3日電話催辦1次，并認真做好催辦記錄（包括催辦時間、答復人姓名、公文事項辦理進展情況）；對未按規定辦理時限回復意見或承辦結果的地區、部門和單位，在發出《公文催辦單》后5個工作日內仍未回告明確意見或有關情況說明的，將在《辦文通報》中予以通報。

　　（五）承辦

　　1.各地區、各部門和各單位（節點單位）要高度重視通過公文無紙化傳輸系統傳輸或機要交換方式轉辦的領導批示意見的辦理工作，要認真貫徹落實市政府領導的批示，加快辦理，不得延誤和推諉，確保按時限、按要求辦結相關工作。

　　2.對轉有關地區、部門和單位辦理的領導批示及公文，凡明確提出辦理時限要求的，各承辦地區、部門和單位要在規定時限內辦結，并及時將辦理情況通過公文無紙化傳輸系統回告市政府；對屬于需要提出處理意見報市政府審批的事項，要在規定時限內通過公文無紙化傳輸系統予以回復；確因情況特殊不能按時辦理或提出意見予以回復的，應當在回復時限內將未能按時辦結的理由、目前工作進展情況及何時能夠辦結等內容，通過公文無紙化傳輸系統向辦公廳進行回告說明，并要在承辦工作完成后第一時間回告市政府，辦公廳將即時把其中市政府領導關注的重大事項的有關辦理情況向市政府領導報告。

　　對未明確提出辦理時限的領導批示及公文，各地區、部門和單位也應本著認真負責的態度，盡快予以辦理，并在每個月末將已辦結的由辦公廳轉辦給本地區、本部門和單位“閱處”或“閱辦”類公文有關情況，通過公文無紙化傳輸系統逐件回告市政府。

　　3.對領導批示要求一個部門（地區、單位）提出意見的，由該部門負責按規定時限回告市政府；對市政府領導批示要求多個部門（地區、單位）辦理或共同提出意見的，務必由批示明確的牽頭部門負責將有關部門（地區、單位）辦理情況或意見匯總后，統一報市政府，不得由各部門分別報送；對領導批示要求多個部門（地區、單位）提出意見卻未明確牽頭部門的，務必由批示的第一個部門（地區、單位）負責牽頭，將各有關部門辦理情況匯總后，形成統一意見報市政府，不得由各部門分別報送。

　　4.各地區、各部門和各單位（節點單位）在上報承辦結果或回復意見時，對回復市政府領導批示辦理類的公文，要按回告承辦情況的格式（見哈政辦發〔2007〕17號附件1）及時進行回復，做到事事有結果、件件有回音，保證市政府領導及時掌握工作進展情況；對回復市政府領導批示提出意見類的公文，要按照回告回復意見的格式（見哈政辦發〔2007〕17號附件2）進行回復，同時，務必保證在登記各單位的“公文文件登記單”時將“收文編號”與“哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單”的“收文編號”保持完全一致（建議采用“復制——粘貼”的方式進行處理），便于回告的承辦情況和回復意見與轉辦公文一并在網上運轉，并反饋給市政府領導。

　　5.對各地區、各部門和各單位承辦市政府領導批示的情況，辦公廳將定期向市政府領導反饋，并在全市進行通報。

　　二、紙質公文運轉程序

　　（一）審核、簽收

　　1.審核。辦公廳秘書處對各單位通過機要交換方式報市政府及市政府辦公廳的各類紙質公文進行審核。審核的重點同電子公文。

　　2.簽收。對經審核符合報送規定的紙質公文予以簽收；對經審核不符合報送規定的紙質公文予以退回呈文單位。

　　（二）掃描、登記、分轉

　　根據紙質公文類型，由辦公廳秘書處進行分轉、掃描、登記處理。

　　1.對非節點單位和無節點單位報送市政府的非密級紙質公文，掃描后導入OA系統，按電子公文運轉方式運行。

　　2.對各地區、各部門和各單位報送市政府的密級公文，在《密級文件運轉登記簿》上進行收文登記后，填寫紙質《哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單》，并逐項登記收文日期、收文編號、發文字號、發文機關、文件標題和緊急程度等內容。對絕密級公文要專人管理、專人取送、及時清退。

　　3.對各地區、各部門和各單位報送市政府的附件為文本、大頁圖紙或橫排表格等不宜制作成電子公文的紙質公文，在《收文登記流程簿》上進行收文登記后，填寫紙質《哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單》，并逐項登記收文日期、收文編號、發文字號、發文機關、文件標題和緊急程度等內容。

　　4.對中央、省委和市委（含辦公廳）發給市政府黨組的文件，加蓋文件閱知專用章后，留1份存檔，呈送市政府秘書長、廳分管主任各1份，其余分送市長、副市長、巡視員、副秘書長傳閱，并根據領導批示送有關領導傳閱或轉有關部門承辦。

　　5.對抄送市政府的各級各類公文，加蓋公文抄送專用章后，呈送有關領導閱示。

　　6.對報送市政府領導的非正式公文，加蓋市政府收件章后，呈送有關領導閱示；對市政府領導親收件，直接轉市政府領導工作處處理。

　　7.對各類會議通知，填寫《哈爾濱市人民政府辦公廳會議通知處理單》后，轉辦公廳市長會議秘書室按程序辦理。

　　8.關于市人大常委會、市委組織部有關干部任免通知類文件，復印后分送市長、副市長、巡視員、秘書長、副秘書長閱知，原件及時存檔。

　　9.凡是國家信訪局、省信訪辦轉交市政府辦理的信訪件或通過郵寄等方式送市政府的上訪信，一律轉市信訪辦處理。

　　10.對各級各類簡報，報市政府領導的簡報直接呈送；對報市政府及辦公廳的簡報統一轉辦公廳信息處經篩選處理后報送有關市政府領導參閱，領導有批示的退回信息處處理。

　　11.對接收的傳真件，主送市政府的，要在《收文登記流程簿》上進行收文登記后，填寫紙質《哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單》，并逐項登記收文日期、收文編號、發文字號、發文機關、文件標題和緊急程度等內容；主送市政府辦公廳的，轉市政府辦公廳辦公室處理。

　　12.關于省軍級文件，在《密碼電報、軍級文件登記簿》上登記收文時間、文件標題和轉送時間后，直呈市長閱。

　　13.關于密碼電報，在《密碼電報、軍級文件登記簿》上登記收文時間和文件標題等內容后，呈送常務副市長閱批，并根據市領導批示意見通知有關部門到機要室摘抄，嚴禁復印。要做到專人取送，辦結后及時清退。

　　（三）擬辦、批辦

　　1.對填寫紙質《哈爾濱市人民政府辦公廳收文處理單》運轉的公文，按照市政府領導工作分工和市政府各部門職責范圍，由辦公廳秘書處提出擬辦意見，并呈送廳領導閱批、市政府領導批辦；同時負責將市政府領導完成審批并運轉返回辦公廳秘書處的紙質公文，在《收文登記流程簿》或《密級文件運轉登記簿》登記運轉流程后，及時呈送給其他市政府領導審批。具體程序同電子公文擬辦、批辦程序2、3項規定。

　　2.對市政府領導完成審批運轉返回辦公廳秘書處的其它紙質公文，在相關《收文登記流程簿》上登記運轉流程后，按批示呈送給其他市政府領導審批或轉辦。

　　（四）轉辦、催辦

　　1.轉辦

　　（1）對已完成市政府領導審批程序且不需要相關部門承辦或提出意見的紙質公文，由辦公廳秘書處通過機要交換或郵寄等方式，將市政府領導批示和所附公文分轉各有關區、縣（市）政府和市政府各有關委、辦、局。

　　（2）對已完成市政府領導審批程序且需要相關部門承辦或提出意見的紙質公文，由辦公廳秘書處填寫紙質《公文轉辦通知單》，明確“回告意見或承辦結果的時間”及“承辦有關部門”后，通過機要交換或郵寄等方式將市政府領導批示和所附公文分轉各有關區、縣（市）政府和市政府各有關委、辦、局。

　　（3）紙質公文的辦結時限要求同電子公文。

　　2.催辦

　　（1）對轉辦有關部門提出意見或回告承辦結果的紙質公文，將采取電話催辦和發紙質《公文催辦單》等方法進行催辦。

　　（2）催辦時間及具體方式同電子公文催辦處理方式。

　　（五）承辦

　　1.紙質公文的承辦要求同電子公文。

　　2.紙質公文的回告要求同電子公文。

　　3.屬于公文無紙化傳輸系統節點單位的承辦部門，要通過公文無紙化傳輸系統將承辦結果或回告意見呈送市政府；屬于非節點單位或無節點單位的承辦部門，可通過機要交換或郵寄等方式反饋紙質文件。

　　三、基本要求

　　（一）堅持統一歸口受理。凡國家、省和上級部門及各區、縣（市）人民政府、市政府各部門、各有關單位通過公文無紙化傳輸系統或機要交換方式傳送至市政府及市政府辦公廳的各類電子、紙質公文（含電報），統一由市政府辦公廳（秘書處）按程序處理。

　　（二）切實發揮辦公廳機要運轉的核心樞紐作用。在市政府收文辦理過程中，市政府辦公廳應嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》及有關文件規定，遵循“準確、高效、安全”的原則，切實把好上報文件審核關、擬辦意見質量關、文件運轉效率關和回告催辦督促關，切實發揮協調內外、溝通上下的樞紐作用，實現運轉協調、有序、科學、規范，保證政令暢通。

　　（三）嚴格遵照執行公文行文規則。市政府辦公廳各市長工作處負責把好各部門、各單位未通過公文無紙化傳輸系統或機要交換等途徑直呈市政府領導的紙質文件報送關，盡量避免市政府領導對白頭文、部門或單位直呈文件的審簽和批示（市政府領導直接交辦的事項或有明確要求上報給個人的除外）；對未通過非公文無紙化傳輸系統或機要交換等途徑和渠道報送市政府審批的公文，一般應轉辦公廳秘書處統一按程序處理，避免直呈市政府領導倒流審批公文或橫傳公文。

　　（四）實行非密級公文電子化報送和運轉。市政府辦公廳原則上不再受理各地區、各部門和各單位報送市政府的非密級紙質公文，對各類非密級公文（含非正式公文，下同）原則上只通過公文無紙化傳輸系統進行接收、運轉和轉辦。各地區、各部門和各單位呈報市政府的各類非密級公文，原則上一律通過公文無紙化傳輸系統進行傳送，其中聯合制發的非密級公文由主辦單位負責傳送。對非節點單位報送市政府的各類非密級公文，原則上要通過市政府電子政務網電子郵件系統傳送。無節點單位可繼續向市政府報送紙質公文，但須同時按要求將紙質公文制作成電子公文，一并報市政府。

　　密級公文不得通過公文無紙化傳輸系統或電子郵件系統進行傳送。

　　密級公文和附件為規劃圖紙、效果圖、音像材料或大頁表格等不宜制作成電子公文并在公文無紙化傳輸系統傳送的文件，仍按報送紙質公文的有關要求進行上報和運轉。