泰政辦發〔2008〕76號

泰安市人民政府辦公室關于印發《泰安市電子文件歸檔與管理暫行辦法》的通知



各縣、市、區人民政府，市政府各部門、直屬機構，市屬及以上駐泰各單位：��

《泰安市電子文件歸檔與管理暫行辦法》已經市政府同意，現印發你們，請遵照執行。



二OO八年十二月三日


泰安市電子文件歸檔與管理暫行辦法

第一條 為規范我市電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、有效性、安全性，根據《中華人民共和國檔案法》、《山東省檔案條例》和《山東省電子文件歸檔管理暫行辦法》等有關規定，結合我市實際，制定本辦法。

第二條 我市行政區域內各機關、團體、企業、事業單位和其他社會組織對其所產生的電子文件的歸檔和管理，均應遵守本辦法。��

本辦法所稱電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件和數據。

第三條 市、縣（市、區）檔案行政管理部門負責所轄區域內電子文件的歸檔和管理工作。

第四條 電子文件歸檔管理工作應堅持集中統一管理、全程管理、真實性保障及電子與紙質并存的原則。

第五條 市檔案行政管理部門應研究制定對電子文件歸檔和管理的指導性文件，明確電子文件歸檔標準、歸檔流程及具體管理措施，建立健全電子文件歸檔和管理的相關制度，加強對各單位內部電子文件的收集、整理和歸檔工作的監督和指導。��

第六條 檔案行政管理部門及各單位應建立健全電子文件形成、收集、積累、整理歸檔的各項制度，將電子文件歸檔管理工作納入本單位的文件管理工作體系和信息化建設工作及辦公自動化系統，明確責任分工，逐步建立起科學的電子文件管理體系，保證電子文件的真實性、完整性、有效性。

第七條 各單位應在檔案行政管理部門的指導下確定本單位電子文件的歸檔范圍，對反映單位內部工作活動并具有查考利用價值的電子文件，都應按照市檔案行政管理部門的要求收集歸檔。��

第八條 檔案行政管理部門應加強對各單位電子文件的收集、歸檔工作的監督和指導，確保應歸檔的電子文件齊全、準確、完整、有效：��

（一）電子文件正本及其背景信息、元數據應一同收集。電子公文形成單位應同時收集其定稿，其他電子文件可以根據需要確定是否收集其定稿及歷次修改稿；��

（二）具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件應制成紙質文件，同步收集，同時歸檔；��

（三）單位形成的同一類型的電子文件格式應統一。通用格式的電子文件，各單位應收集一套形成或支持該格式電子文件的通用軟件及其相關參數手冊、說明資料等。特殊的無法轉換為通用格式的電子文件，應同時收集其特殊的軟硬件環境、壓縮算法和其他相關數據；��

（四）對只有電子簽章的電子文件，收集時應附加具有法律效力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對使用可靠電子簽名的數據電文，不需要再度簽名確認。

第九條 各單位電子文件形成部門應隨時將電子文件進行邏輯歸檔，根據單位的歸檔制度，定期向本單位檔案管理機構進行物理歸檔，并按檔案管理要求進行登記和交接。��

屬于檔案館接收范圍的，各單位應按進館規定通過移動數碼存儲載體、政務網、利用網上傳輸等方式，及時將各類電子檔案向同級檔案館移交；不具備電子文件保管條件的單位，可以申請提前進館。��

第十條 檔案行政管理部門及各單位檔案管理機構對歸檔的電子文件應以件為單位進行整理。��
CAD電子文件整理按照《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB／T17678—1999）規定，分項目進行整理。��

其他類型的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB／T18894—2002）規定，在全宗內區分年度、保管期限，按電子文件類別相對集中，脫機存儲在一次寫光盤、硬盤、磁帶等載體上。

第十一條 檔案行政管理部門及各單位檔案管理機構應采取措施，確保歸檔電子文件安全保管。對歸檔的電子文件，除符合紙質檔案的要求外，還應當符合下列條件：��

（一）存儲載體應作防寫處理；��

（二）操作時應避免擦、劃、觸摸存儲載體的記錄涂層；��

（三）單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擠壓；
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（四）環境溫度保持在17℃—20℃之間，相對濕度保持在35％—45％之間；��

（五）存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

第十二條 檔案行政管理部門及各單位檔案管理機構應采取措施，保障歸檔電子文件的有效性：
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（一）每年均應對歸檔電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應當確認庫存歸檔電子文件載體與新設備的兼容性。如不兼容，應進行遷移，并填寫歸檔電子文件遷移登記表。原載體應繼續保存4年；��

（二）磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10％，如發現問題應及時恢復、轉存；��

（三）對磁性載體上的歸檔電子文件，應當每4年轉存一次。原載體同時保留時間不得少于4年。��

第十三條 檔案行政管理部門及各單位應建立健全電子文件查閱利用制度，按照國家有關保密規定，采用專門的技術和措施，確保歸檔電子文件的安全有效使用。��

實現辦公自動化的單位，可以通過計算機網絡進行網上利用。��

第十四條 市檔案行政管理部門應定期或不定期地對各單位電子文件歸檔管理制度建設情況、電子文件檔案報送情況及電子文件檔案管理情況等進行監督檢查或抽查，并將其列入各單位檔案管理工作年度考核的重要內容。��

對電子文件歸檔制度不健全，無正當理由不報、遲報應當歸檔的電子文件的部門和單位，可以進行通報批評。��

第十五條 本辦法自2009年1月1日起施行。