衡政辦發(fā)〔2008〕17號

衡陽市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)《衡陽市檔案資料接收征集實施辦法》的通知



各縣市區(qū)人民政府、市直機關(guān)各單位：

《衡陽市檔案資料接收征集實施辦法》已經(jīng)市人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。







二OO八年十二月五日







衡陽市檔案資料接收征集實施辦法



第一條　　為了加強檔案資料管理工作，完好地保存和有效地利用黨和國家的檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》、《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國檔[1986]2號）和《湖南省檔案管理條例》等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)章規(guī)定，結(jié)合我市實際制定本辦法。

第二條　　衡陽市檔案局主管全市檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)，依法查處檔案違法行為。衡陽市檔案館是市委、市人民政府直屬的國家綜合性檔案館，是負責(zé)接收征集和永久保管全市有關(guān)檔案資料的基地，是黨和政府及社會各方面利用檔案資料的中心。

第三條　　在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，市檔案館應(yīng)將屬于收集范圍內(nèi)的一切對國家和社會具有保存價值的各種門類、各種載體檔案及相關(guān)資料，完整齊全地收集進館，逐步建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、具有地方特色的館藏體系。

第四條 市本級黨政機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，將歸檔范圍內(nèi)文件材料及時收集、整理、歸檔，定期向市檔案館移交檔案。任何單位和個人不得將在執(zhí)行公務(wù)中形成的本屬國家所有的各種文字、圖表、照片、印鑒、實物、聲像、磁盤、光盤等各類檔案資料據(jù)為己有。禁止擅自銷毀或贈送、交換、出賣檔案。對已到進館期限的檔案要依法及時移交進館，不得以任何借口拖延或無故不交。

第五條 　市檔案館接收檔案資料的范圍：

（一）中共衡陽市委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀委、市法院、市檢察院等市級機構(gòu)、團體及其工作部門和直屬單位以及臨時性機構(gòu)、企事業(yè)單位等形成的檔案和有關(guān)資料;

（二）經(jīng)協(xié)商同意，接收和代存市各民主黨派形成的檔案;

（三）黨的關(guān)系在地方，屬于地方和上級主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設(shè)活動為主的檔案;

（四）市級各撤銷機關(guān)、團體和其他組織的全部檔案和資料;

（五）重大活動（事件）、重點工程檔案；

（六）其它應(yīng)該接收進館的檔案資料。

第六條 重大活動（事件），是指符合下列條件之一的社會活動或事件：

（一）省部級以上領(lǐng)導(dǎo)人在本市的重要公務(wù)活動及國內(nèi)知名人士在本市的重大參觀訪問；

（二）外國政府、國際組織領(lǐng)導(dǎo)人、著名外國友人和著名華僑華人在本市的參觀訪問；

（三）市主要領(lǐng)導(dǎo)人的重要公務(wù)活動；

（四）全市具有重大影響的政治、經(jīng)濟、科技、社會、文化、體育等活動或者公益性活動；

（五）在全市產(chǎn)生重大影響的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)公共事件及處置活動；

（六）本市與國外友好城市相互往來的活動；

（七）其它具有重大影響的活動（事件）。

重大活動檔案實行告知登記制度，重大活動承辦單位在項目確定后一周內(nèi)向市檔案局告知。市檔案局根據(jù)檔案管理工作的實際需要，可以派員直接參加有關(guān)重大活動檔案收集工作。

第七條 　檔案形成（移交）單位的職責(zé)義務(wù)：

（一）立檔單位依法向市檔案館移交自檔案形成之日起滿10年，保管期限為永久、長期（或定期30年）的檔案，保管條件差的單位由市檔案局決定提前接收進館年限，撤銷機關(guān)應(yīng)自撤銷之日起3個月內(nèi)完成向市檔案館移交檔案工作;

（二）本市重大活動檔案由組織、承辦重大活動的單位負責(zé)收集、整理，其它協(xié)辦單位及負責(zé)新聞報道等工作的單位，應(yīng)當及時整理本單位在重大活動中形成的檔案，并在重大活動結(jié)束之日起30日內(nèi)向承辦主要工作的單位移交，特種載體檔案可以交復(fù)制件。組織承辦單位或者承擔(dān)組織、承辦主要工作的單位，應(yīng)當自重大活動結(jié)束后60日內(nèi)，向市檔案館移交重大活動檔案原件。因特殊情況需要變更向市檔案館移交檔案期限的，須經(jīng)市檔案局同意;

（三）移交單位對擬移交進館的檔案要先自檢，保證檔案的完整、規(guī)范，由市檔案館派員檢查驗收，認可后正式辦理檔案移交手續(xù)。對檔案利用有參考價值的各種史志、刊物、專題資料、目錄等檢索工具一并移交進館;

（四）移交單位與紙質(zhì)檔案同版本的電子文件及機讀目錄要同時移交，在移交紙質(zhì)檔案前已移交合格的電子文件等則不需重復(fù)移交，沒有形成或者原有電子文件及機讀目錄已經(jīng)丟失要數(shù)字化處理后一并移交。

第八條 　移交、接收檔案的要求和手續(xù)：

（一）進館檔案應(yīng)當保持全宗的完整性，一個單位的全部檔案作為一個整體不得隨意割裂和分散；

（二）檔案進館前應(yīng)當由立檔單位按規(guī)定整理好，檔案整理、編目等符合規(guī)范化要求；

（三）立檔單位應(yīng)當編制組織沿革、全宗介紹、有關(guān)檢索工具以及產(chǎn)生電子文件的非通用性軟件光盤，隨同檔案一起移交；

（四）接收檔案時，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接文據(jù)上簽名蓋章。

第九條 　市檔案館征集檔案資料的范圍：

（一）本市建國前的革命歷史檔案，舊政權(quán)機關(guān)、社會組織、其他企事業(yè)單位形成的全部檔案;

（二）同本市有關(guān)的下列名人檔案資料;

１、建國前后在本市有一定社會影響的歷史名人及各界知名人士的著作、書信、任免文書、譜牒、證件、傳記、資產(chǎn)憑證、墓志、紀念評價材料及聲像史料等檔案資料;

２、建國以來黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本市視察工作等活動形成的，散存在各單位和個人手中的各種載體的檔案資料;

３、建國以來已離退休或已故去的市級主要領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的尚未歸檔的各種載體的檔案資料;

４、榮獲全國榮譽稱號的各行業(yè)先進模范或標兵等，在工作和社會活動中形成的各種載體的檔案資料。

（三）反映本市自然面貌、自然災(zāi)害、重大歷史事件、風(fēng)土人情、名勝古跡、典籍藏故、名優(yōu)特產(chǎn)、傳統(tǒng)建筑等方面的各種載體的檔案資料;

（四）反映地方“文化大革命”歷史面貌的小報、期刊、傳單、大小字報、印章、旗幟、照片等檔案資料;

（五）其它反映本市歷史面貌具有保存價值的本地出版物等檔案資料。

第十條 　市檔案館征集檔案資料的方式：

（一）移交。征集范圍內(nèi)的檔案，屬于國家所有的，持有檔案的單位或個人必須按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定向市檔案館無償移交;

（二）捐贈。檔案持有者主動向市檔案館捐贈檔案;

（三）寄存或代為保管。檔案持有者與市檔案館雙方協(xié)商，簽訂合同，市檔案館實行寄存代保管服務(wù)，其檔案所有權(quán)不變;

（四）收購。市檔案館向檔案持有人收購檔案，擬收購的檔案必須經(jīng)過相關(guān)機構(gòu)或?qū)＜业蔫b定，其價格由買賣雙方協(xié)商確定;

（五）征購。由于保管條件惡劣，又不采取有效措施，可能導(dǎo)致檔案嚴重損毀和不安全的，檔案所有人又不愿向市檔案館捐贈、寄存保管或出賣的，市檔案館可以經(jīng)過國家認可的檔案評估機構(gòu)評估后，依法予以征購。

第十一條　　對捐贈或以其它征集方式提供檔案資料，一經(jīng)征集進館，均開列收據(jù)，發(fā)給相關(guān)證書。

第十二條　 屬于集體、個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案，檔案所有人向檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓或者贈送的，應(yīng)當報市檔案局批準；嚴禁倒賣檔案牟利，嚴禁將檔案向外國人和外國組織出賣或者贈送。

第十三條 　各級政府要加強對檔案接收征集工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案接收征集工作所需經(jīng)費列入財政預(yù)算。

第十四條　　有下列情形之一的，市人民政府或市檔案局和有關(guān)部門應(yīng)當給予表彰和獎勵：

（一）捐贈重要和珍貴檔案的；

（二）為檔案征集工作做出重要貢獻的。

第十五條　　違反本辦法第四條、第十二條規(guī)定的，由市檔案局和有關(guān)主管部門根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條和《湖南省檔案管理條例》第三十二條、第三十三條規(guī)定，依法責(zé)令限期改正；逾期不改正的，可依法給予警告或處以罰款，對單位直接負責(zé)的主管人員和其他責(zé)任人員依法給予行政處分；涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)依法處理。

第十六條　　本辦法自2009年1月5日起施行。