宜昌市人民政府辦公室關于印發(fā)宜昌市政府視頻會議系統(tǒng)使用管理暫行規(guī)定的通知

宜府辦文〔2008〕79號

各縣市區(qū)人民政府，市政府各部門，宜昌開發(fā)區(qū)管委會：

　　2008年10月，全市視頻會議系統(tǒng)正式運行使用。該系統(tǒng)由市政府主會場和縣市區(qū)13個分會場組成，市政府主會場設在政府辦公樓七樓(58個座位其中主席臺6個)和八樓會議室(52個座位)，可同時容納110人參加會議，縣市區(qū)分會場可容納60人參加會議。系統(tǒng)采用雙機雙線路的主備份方式運行，穩(wěn)定可靠，圖像清晰，語言流暢，技術上處于國內(nèi)領先水平。本著從降低會議成本，提高行政效率，建設節(jié)約型社會出發(fā)，市政府決定推廣使用視頻會議系統(tǒng)，今后，除有特殊要求、程序性的會議以外，全市性的會議一般通過市政府視頻會議系統(tǒng)召開。為規(guī)范視頻會議系統(tǒng)運行管理，現(xiàn)將《宜昌市視頻會議系統(tǒng)使用管理暫行規(guī)定》印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。



二○○八年十一月五日


宜昌市政府視頻會議系統(tǒng)使用管理暫行規(guī)定


　　

　　政府視頻會議系統(tǒng)是電子政務建設的重要工程和基礎工作，也是政府系統(tǒng)召開會議和應急指揮的主要渠道。為規(guī)范政府視頻會議系統(tǒng)管理，保障系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和可靠性，提高運行效率，制定本規(guī)定。

　　一、實行會議審批制度

　　(一)以市政府和市政府辦公室名義召開的視頻會議，須經(jīng)市政府秘書長審核后報分管副市長批準，重要視頻會議須報市長批準；

　　(二)承辦會議的科室應提前2個工作日辦理會議通知，填寫《電視電話會議登記表》，并將會議通知分別抄送總值班室(通知市直相關部門)、秘書科(安排會議室)和機要科；

　　(三)緊急情況下，承辦會議的科室可先將視頻會議有關信息告知總值班室、秘書科和機要科，同時辦理相關手續(xù)；

　　(四)為保證視頻會議效果，視頻會議一般安排在下午召開，以便有必要的時間聯(lián)調(diào)和拷機。

　　二、實行分級負責制度

　　(一)市政府辦公室機要科負責市政府視頻會議系統(tǒng)主會場終端會議設備(包括MCU、高清、IP終端，領導桌面)的使用、維護、調(diào)試，并指導、協(xié)調(diào)各縣(市、區(qū))分會場工作。

　　(二)各縣(市、區(qū))政府辦公室負責本級視頻會議系統(tǒng)的管理、維護、使用、調(diào)試(包括高清終端、IP終端、領導桌面)等會議設備。

　　三、實行專人管理制度

　　(一)各縣(市、區(qū))政府辦公室必須指定專人(至少2名)負責使用、管理本級視頻會議系統(tǒng)，在視頻會議室控制操作室設置固定值班電話。

　　(二)各縣(市、區(qū))視頻會議系統(tǒng)管理人員名單及聯(lián)系方式(包括辦公電話、移動電話及視頻會議室電話)須報市政府辦公室機要科備案。

　　(三)各縣(市、區(qū))視頻會議系統(tǒng)管理人員變動時，應做好業(yè)務培訓及交接工作，并將人員名單及聯(lián)系方式報市政府辦公室機要科備案。

　　四、實行定期檢查調(diào)試制度

　　(一)檢查時間：每月10日15∶00~17∶00(遇節(jié)假日順延)

　　(二)檢查內(nèi)容：

　　1、開啟如下設備，檢查設備是否正常工作：

　　(1)電信光端機

　　(2)分會場高清會議終端HB-VC3030B

　　(3)視頻會議矩陣HB-VCR0804

　　(4)音視頻分配器HB-AVF2-1-4

　　(5)攝像頭SONYEVID70P

　　(6)IP備份電腦和IP桌面電腦

　　(7)音響設備(調(diào)音臺、功放等)

　　(8)會場燈光(需關閉窗簾)

　　(9)其它設備

　　2、配合市政府中心會場進行設備功能檢查工作，檢查內(nèi)容如下：

　　(1)會議點名

　　(2)比較本地發(fā)言與主會場發(fā)言的聲音大小與清晰度；

　　(3)在攝像頭前揮手，并記錄主會場測試人員揮手時圖像是否有“馬賽克”、“拖尾”等現(xiàn)象；

　　(4)唇音同步；

　　(5)與主會場測試人員輪流報數(shù)，并記錄圖像和聲音延時的時間；

　　(6)記錄主會場與其它分會場點名時聲音、圖像質(zhì)量以及分會場切換時的平滑度；

　　(7)四畫面測試；

　　(8)短語通知；

　　(9)雙屏顯示；

　　(10)IP桌面終端測試；

　　(11)IP備份測試；

　　(三)建立會議系統(tǒng)操作使用臺帳。系統(tǒng)管理人員應將每次開會和調(diào)試的時間、內(nèi)容、人員、系統(tǒng)設備運行情況、故障原因、解決辦法等情況詳細記錄，建立相應使用臺帳。

　　五、會前準備工作

　　(一)主會場在各分會場準備工作開始前檢查和調(diào)試會議室燈光、音響效果，進入值機狀態(tài)。

　　(二)各分會場應根據(jù)會議通知時間提前1小時參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時，系統(tǒng)管理員按照調(diào)試檢查內(nèi)容中的相關要求，逐項檢查系統(tǒng)狀況，主動呼叫主會場，進入值機狀態(tài)。

　　(三)如召開緊急會議，各分會場系統(tǒng)管理員在接到通知后立即到達視頻會議設備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進入正常運行狀態(tài)，并在聯(lián)調(diào)后立即開始值機。

　　(四)調(diào)試過程中出現(xiàn)的各種問題，各地須立即報告市政府辦公室機要科，并積極配合解決。

　　六、會議期間注意事項

　　(一)各分會場應在會場的明顯位置設置本單位的名稱標牌，主要領導要設置桌簽，重要會議還應在會場懸掛會標，標牌、桌簽、會標的圖像效果要清晰。

　　(二)系統(tǒng)管理人員應時刻監(jiān)視設備運行情況，根據(jù)現(xiàn)場情況隨時調(diào)整鏡頭和話筒，保證會議的正常進行。當出現(xiàn)電視電話會議故障時，分會場應立即向主會場匯報并聯(lián)系相關人員解決，在此期間，各分會場參加會議人員不得擅離會場；如果故障短時間內(nèi)無法排除，在得到主會場的明確指令后方可中止會議。

　　(三)系統(tǒng)管理員須堅守崗位，確保電話聯(lián)絡暢通，做到隨叫隨應，無關人員不得進入設備操作區(qū)。

　　(四)不得隨意播放與會議無關的音視頻信息。

　　(五)各分會場不發(fā)言時，應將話筒調(diào)至關閉狀態(tài)。

　　(六)參會人員須關閉移動電話或?qū)⑵渲糜谡饎訝顟B(tài)。

　　(七)會場內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。

　　(八)嚴禁利用工控機從事與視頻會議無關的操作(如上網(wǎng)、聊天或玩游戲等)，嚴禁在工控機上安裝與視頻會議無關的軟件。

　　(九)在會議主持人宣布會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接。各分會場在主會場中斷會議連接10分鐘后，方可關閉視頻設備。

　　七、本規(guī)定自印發(fā)之日起施行