北京市科技計劃項目(課題)檔案管理辦法

京科辦發[2008]185號


　　第一章 總 則
　　第一條 為規范北京市科技計劃項目（課題）檔案工作，強化科技計劃項目（課題）管理，有效保護和利用國家科技信息資源，依據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，結合《北京市科技計劃項目管理辦法》制定本辦法。
　　第二條 北京市科技計劃項目（課題）檔案（以下簡稱項目檔案），指相關單位或個人在該項目的立項、研究、評估、驗收、審計、成果推廣應用等全過程中形成的，應該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄。
　　項目檔案分為項目管理檔案和項目研究開發檔案（以下簡稱項目研發檔案）兩部分。項目管理檔案包括北京市科學技術委員會（以下簡稱市科委）、項目主持單位、課題承擔單位、各受托單位在項目管理過程中形成的應當歸檔保存的文件。項目研發檔案指課題承擔單位在課題研究開發過程中形成的應當歸檔保存的文件。
　　第三條 本辦法適用于市科委立項，并由北京市財政撥款支持的項目檔案的形成與管理。
　　第四條 項目檔案是科技計劃項目實施過程中各項工作的真實記錄，是國家和本市重要的科技信息資源，應按照集中統一管理的原則做好項目檔案工作，確保項目檔案的真實、完整、準確、安全和有效利用。
　　第五條 市科委主管項目檔案工作。檔案行政管理部門是項目檔案工作的監督部門。
　　充分發揮中介機構和專家在項目檔案工作中的作用。
　　第六條 項目主持單位和課題承擔單位要為項目檔案管理提供必要的服務與保障條件，其發生的費用依據《北京市科技計劃項目（課題）經費管理辦法》執行。
　　第二章 項目檔案管理職責
　　第七條 市科委接收、保管各相關單位移交的項目管理檔案，對項目（課題）負責人、專兼職檔案管理人員（簡稱檔案員）等相關人員進行業務培訓。
　　市科委根據需要委托中介機構對項目研發檔案進行評估，并對其受托工作進行監督、檢查。
　　第八條 項目主持單位負責項目文件的形成、積累，保證其真實、完整、準確；檢查課題承擔單位的檔案工作；按歸檔范圍接收或移交相關檔案。
　　第九條 課題承擔單位負責課題文件的形成、積累，保證課題文件的完整、準確并及時歸檔；
　　課題負責人對本課題的檔案工作負有領導職責，應指定檔案員管理檔案；
　　檔案員按照本辦法要求督促課題組成員形成、積累課題文件，負責課題文件的整理和歸檔；
　　課題組成員在檔案員的指導下形成規范的文件，在所承擔的項目研發工作完成后一個月內，將應歸檔的文件移交檔案員管理。
　　第十條 各受托單位（監理單位、招標代理單位、評估評審單位、審計單位、其他受托單位）負責向市科委移交受托工作形成的檔案，保證其真實、完整、準確。
　　第三章 項目檔案管理要求
　　第十一條 市科委、項目主持單位、課題承擔單位、各受托單位按照《項目檔案歸檔范圍及保管期限表》（見附件）移交或保存項目檔案。
　　第十二條 市科委按年度接收項目管理檔案；項目主持單位、課題承擔單位在項目驗收后三個月內向所屬單位檔案部門移交項目檔案；各受托單位在完成受托工作三個月內，向市科委移交受托工作形成的檔案。
　　撤銷、終止項目（課題）單位在接到撤銷、終止通知后一個月內向所屬單位檔案部門移交項目檔案。
　　第十三條 項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續完備。
　　項目檔案歸檔包括紙質檔案與電子檔案各一套，其電子檔案必須符合《北京市電子文件歸檔與管理暫行規定》的要求。
　　第十四條 項目管理檔案按照《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）整理；項目研發檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822—2000)整理；項目財務文件按照財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》整理。
　　第十五條 歸檔前項目文件應有統一的保管裝具和固定的保管場所，有確保文件實體安全和信息安全的必要措施；歸檔后的項目檔案保管執行《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》的相關規定。
　　第十六條 項目檔案的開發利用工作，按照國家檔案局《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》執行。市科委保留開發利用項目檔案信息的權利。
　　第十七條 國家秘密項目檔案管理依照《中華人民共和國保密法》、《科學技術保密規定》執行。
　　第十八條 相關單位或個人不得拒絕移交項目檔案或者將檔案據為己有。
　　不按時移交項目檔案或移交檔案質量存在嚴重缺陷的，將作為項目（課題）負責人及直接責任者的不端科研行為記錄在案，并取消其三年內申報北京市科技計劃項目的資格；情節嚴重者，市科委提交檔案行政管理部門依據檔案法律法規予以查處。
　　第四章 項目檔案的驗收
　　第十九條 項目檔案驗收是指對項目檔案真實、完整、準確狀況進行的評估和確認。項目檔案驗收合格才能進行項目驗收。
　　第二十條 一般項目檔案由市科委負責組織驗收；重大項目檔案由市科委和檔案行政管理部門共同組織驗收。
　　第二十一條 項目檔案驗收的程序：
　　1．項目主持單位或課題承擔單位在項目（課題）完成一個月內提出檔案驗收的書面申請。
　　2．市科委接到檔案驗收申請后，一般項目（課題）在15日內，委托中介機構對其檔案進行評估；重大項目（課題）在30日內，會同檔案行政管理部門組成專家組對其檔案進行評估。
　　中介機構或專家組按照本辦法第二章和第三章的相關條款對項目檔案進行評估，并對不符合要求的檔案提出整改意見，直至評估合格。
　　3．市科委在收到中介機構或專家組的評估報告后15日內，下達《北京市科技計劃項目（課題）檔案驗收確認書》。
　　第五章 附 則
　　第二十二條 本辦法由市科委和市檔案局負責解釋。
　　第二十三條 本辦法自2008年7月1日起施行。