衡陽市人民政府關(guān)于印發(fā)《衡陽市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》的通知

衡政發(fā)〔2009〕25號(hào)


各縣市區(qū)人民政府，市直機(jī)關(guān)各單位，各企事業(yè)單位：

《衡陽市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》已經(jīng)市人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。

　　

　　

　　

　　

二OO九年九月八日



衡陽市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法



第一章 總 則

第一條 為規(guī)范全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，更好地為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。



第二條 本辦法適用于全市已列入國家、省、市、縣市區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目范圍，由各級(jí)人民政府公布的所有重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目（工程）。



第三條 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目）檔案是指從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工投產(chǎn)（使用）過程中形成的，具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的文件材料。



第四條 項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。項(xiàng)目檔案管理實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人責(zé)任狀，列入建設(shè)單位工作計(jì)劃。



第二章 項(xiàng)目檔案管理體制、機(jī)構(gòu)與職責(zé)

第五條 市、縣市區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本轄區(qū)范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。組織本級(jí)項(xiàng)目檔案的檔案登記和專項(xiàng)驗(yàn)收，必要時(shí)，組織對(duì)上級(jí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收。



第六條 市、縣市區(qū)城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)接收與集中保管本轄區(qū)規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案，并進(jìn)行接收前的質(zhì)量認(rèn)定把關(guān)，業(yè)務(wù)上受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。



第七條 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案工作管理體制、保管條件以及項(xiàng)目文件材料收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，并參與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。



第八條 項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作；做好電子文件管理；做好項(xiàng)目檔案登記和報(bào)送工作；維護(hù)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。



第九條 項(xiàng)目建設(shè)單位、項(xiàng)目總承包單位、項(xiàng)目代建單位、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目監(jiān)理單位等應(yīng)當(dāng)建立管理機(jī)構(gòu)，制定管理制度，配備項(xiàng)目專兼職檔案人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。



第十條 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目各有關(guān)單位的檔案工作專、兼職人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，參加檔案業(yè)務(wù)人員崗位培訓(xùn)，具有專業(yè)技術(shù)技能，持證上崗。



第三章 檔案的登記、收集和歸檔

第十一條 建立項(xiàng)目檔案登記制度。凡本市國家、省、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，屬新開工的必須于項(xiàng)目開工后6個(gè)月內(nèi)，屬續(xù)建、收尾和竣工試生產(chǎn)的項(xiàng)目必須于每年11月初向市（縣級(jí)項(xiàng)目向同級(jí)）檔案行政管理部門報(bào)送登記。

非城區(qū)新開工項(xiàng)目要向國家綜合檔案館簽訂移交工程竣工檔案保證書，城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)新開工項(xiàng)目要向城市建設(shè)檔案館簽訂移交工程竣工檔案保證書。

市檔案行政管理部門應(yīng)對(duì)省以上項(xiàng)目情況及時(shí)匯總上報(bào)，對(duì)未按規(guī)定進(jìn)行登記的單位予以通報(bào)，并限期登記。



第十二條 項(xiàng)目建設(shè)單位和各有關(guān)單位要根據(jù)中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001），在建設(shè)單位檔案管理制度的總框架內(nèi)，制定本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。



第十三條 項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)著手開始對(duì)形成文件材料的收集、積累和整理工作；項(xiàng)目進(jìn)度檢查時(shí)，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行文件材料的審核、立卷工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)完成全套文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。歸檔文件材料包括相應(yīng)電子文件必須完整、準(zhǔn)確，保持有機(jī)聯(lián)系，反映重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)情況。



第十四條 項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)單位、項(xiàng)目總承包單位、項(xiàng)目代建單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等，應(yīng)當(dāng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)及時(shí)做好項(xiàng)目文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案，有關(guān)單位應(yīng)按時(shí)移交給建設(shè)單位。



第十五條 項(xiàng)目前期階段形成的文件材料，以及設(shè)備、工藝和涉外文件，應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、積累�？辈煸O(shè)計(jì)文件由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累；項(xiàng)目施工階段形成的文件，凡項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)或督促各分包單位對(duì)項(xiàng)目全部文件的收集、積累；凡由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理文件由項(xiàng)目監(jiān)理單位收集、積累。項(xiàng)目各階段形成的全部文件材料必須按規(guī)定整理并向建設(shè)單位移交。



第十六條 項(xiàng)目在招投標(biāo)、簽訂合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在標(biāo)書、合同中明確各方在項(xiàng)目文件材料形成的范圍和編制、移交竣工檔案方面的責(zé)任、費(fèi)用及移交范圍、質(zhì)量要求與時(shí)間。



第十七條 項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2000）和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，歸檔文件材料要完整、齊全，簽字手續(xù)完備。檔案制成材料不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。電子文件歸檔應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。



第十八條 歸檔的文件材料必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔時(shí)必須按第十七條所述行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求編制圖面清晰、真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際的竣工圖，并逐張加蓋竣工圖章且逐項(xiàng)簽字。



第四章 檔案的管理和利用

第十九條 項(xiàng)目各有關(guān)單位應(yīng)自覺執(zhí)行國家、省頒布的各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保密和利用等制度。



第二十條 項(xiàng)目建設(shè)過程中，各有關(guān)單位應(yīng)配備與檔案數(shù)量相適應(yīng)符合要求的檔案庫房，配置必要的檔案保管設(shè)施，采用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，其費(fèi)用列入項(xiàng)目總預(yù)算。



第二十一條 項(xiàng)目檔案保管期限應(yīng)劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。檔案鑒定工作必須依照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保密的項(xiàng)目檔案應(yīng)按保密規(guī)定進(jìn)行管理。



第二十二條 項(xiàng)目各有關(guān)單位的檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，對(duì)項(xiàng)目文件材料的歸檔和檔案的接收、移交、鑒定、銷毀等情況應(yīng)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。



　　第二十三條 項(xiàng)目各有關(guān)單位要注重和加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，及時(shí)有效地為項(xiàng)目建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息。



第五章 檔案的檢查驗(yàn)收和發(fā)證

第二十四條 檔案行政管理部門應(yīng)派員參加重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的初步（交工）驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收。竣工驗(yàn)收時(shí)，各驗(yàn)收主管單位應(yīng)當(dāng)通知當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門派員參加。項(xiàng)目各有關(guān)單位應(yīng)建立和健全項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度。



第二十五條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前3個(gè)月完成，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)提前提交檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表（見附表2），由市、縣市區(qū)檔案行政管理部門組織同級(jí)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或上級(jí)項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組成員由相應(yīng)檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門等組成。在城區(qū)規(guī)劃范圍內(nèi)的建設(shè)項(xiàng)目，驗(yàn)收組成員應(yīng)包括當(dāng)?shù)爻墙�檔案館。



第二十六條 對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，必須全面檢查歸檔電子文件，并抽查一定數(shù)量的檔案實(shí)體。凡項(xiàng)目檔案總量超過2000卷的，抽查10%以上的檔案；總量超過1000卷不足2000卷的，抽查20%以上的檔案；總量在1000卷以下的抽查30%的檔案。



第二十七條 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等級(jí)分為優(yōu)良（85分以上，含85分）、合格（70—84分，含70分）、不合格（70分以下）三個(gè)等級(jí)。未按規(guī)定報(bào)送登記的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)原則上應(yīng)降低一個(gè)等級(jí)。凡檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，驗(yàn)收小組應(yīng)通知項(xiàng)目建設(shè)單位限期于項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問題進(jìn)行整改，并負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行復(fù)檢工作。凡檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，有關(guān)單位均不得進(jìn)行整體竣工驗(yàn)收，亦不得辦理相關(guān)備案、產(chǎn)權(quán)手續(xù)。



第二十八條 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組著重抽查項(xiàng)目檔案的完整性、原始性和耐久性情況，驗(yàn)收后要寫出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。項(xiàng)目各有關(guān)單位按檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中的改進(jìn)意見在竣工驗(yàn)收前加以改進(jìn)。



第二十九條 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，項(xiàng)目規(guī)模較大、較復(fù)雜的，應(yīng)有檔案情況的專題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。項(xiàng)目規(guī)模小的，則應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中寫明檔案管理的情況。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收鑒定書中要有關(guān)于檔案管理情況的評(píng)價(jià)。



第三十條 項(xiàng)目檔案專題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）項(xiàng)目檔案概況；

（二）項(xiàng)目檔案工作管理體制；

（三）項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；

（四）檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)及在施工、管理中的作用；

（五）竣工圖的編制情況及質(zhì)量；

（六）項(xiàng)目檔案的接收、管理、移交工作情況；

（七）存在問題及解決措施；



第三十一條 項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收通過并按規(guī)定移交檔案后，向組織驗(yàn)收的檔案行政管理部門提出領(lǐng)證申請(qǐng)，需要在移交檔案前提前發(fā)證的應(yīng)同時(shí)提交移交工程竣工檔案保證書，城區(qū)項(xiàng)目同時(shí)須有城市建設(shè)檔案館對(duì)工程檔案質(zhì)量的認(rèn)定。檔案驗(yàn)收為優(yōu)良、合格的建設(shè)項(xiàng)目，由組織驗(yàn)收的檔案行政管理部門審批、蓋章、發(fā)證。



第六章 項(xiàng)目檔案的移交與接收

第三十二條 項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)，建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)；建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。



第三十三條 建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)項(xiàng)目向城建檔案館，非城區(qū)項(xiàng)目向國家綜合檔案館移交一套完整的符合質(zhì)量要求的工程竣工檔案，包括工程備案文件、工程決算書等后期形成的項(xiàng)目檔案。凡建設(shè)工程檔案不齊全的，應(yīng)當(dāng)限期補(bǔ)充完整。



第三十四條 市國家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收非城區(qū)市級(jí)及以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館，市城建檔案館負(fù)責(zé)接收城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)所有重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案和城區(qū)其它建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館，有特色的城區(qū)典型重點(diǎn)項(xiàng)目檔案將同時(shí)報(bào)送一套給市國家綜合檔案館。縣級(jí)項(xiàng)目參照?qǐng)?zhí)行。



第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十五條 對(duì)在項(xiàng)目檔案管理工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，由市、縣市區(qū)檔案行政管理部門報(bào)請(qǐng)同級(jí)人民政府及有關(guān)主管部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。



第三十六條 對(duì)在項(xiàng)目檔案管理工作中違反本辦法的單位，由同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門責(zé)令限期改正，并給予通報(bào)批評(píng)，必要時(shí)依法追究其單位和領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任。

違反本辦法有下列行為之一的，由檔案行政管理部門立案查處，并督促相應(yīng)行政主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

（一）無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報(bào)送、移交的；

（二）損毀、丟失或其他方式損害檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）違反有關(guān)規(guī)定擅自出賣、轉(zhuǎn)讓或贈(zèng)送檔案的；

（五）檔案工作人員或其他人員玩忽職守，造成檔案損失的。



第八章 附 則

第三十七條 其它建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理可參照本辦法執(zhí)行。

第三十八條 本辦法自2009年10月8日起執(zhí)行。